Römerswil, eine kleine Gemeinde im Kanton Luzern in der Schweiz, digitalisiert die öffentliche Verwaltung. Rund 1.800 Personen leben dort, darunter 40 Mitarbeitende in öffentlichen Einrichtungen. Zu den Zielen der Transformation zählen eine ausfallfreie Kommunikation sowie eine flexible Arbeitsplatzgestaltung.
Besonders kleine Gemeinden sind in ihrer Handlungsfreiheit durch die Regierung eingeschränkt. Knappe Budgets, gesetzliche Verpflichtungen wie die Ausgabenhöhen für Sozial- und Bildungsleistungen, und das Spannungsfeld zwischen Regierung und Bürger:innen erfordert zum einen Diplomatie, zum anderen die richtigen Werkzeuge.
Passgenaue Lösung für Römerswil
Die Gemeinde hat sich deshalb an Seabix gewandt. Als externer IT-Partner unterstützt Seabix besonders kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) aber auch Gemeinden bei der Transformation ihrer IT- und Telekommunikationsinfrastruktur. Seabix agiert dabei je nach Bedarf als Anbieter und/oder Provider und schnürt ein maßgeschneidertes Paket aus Software, Hardware, Service und Support. Die Abrechnung erfolgt über ein flexibles Abo-Modell für eine transparente und planbare Kostenkontrolle.
In Römerswil betreut Seabix die Telefonie sowie das Netzwerk der öffentlichen Verwaltung seit 2018. 2024 wurde auch das Netzwerk der lokalen Grundschule modernisiert und in das Management von Seabix integriert. Die Gemeinde hatte immer wieder Probleme mit der Kompatibilität der Endgeräte. Tischtelefone sind häufig abgestützt, Headsets und Kopfhörer wurden nicht erkannt und die Gespräche unterbrochen.
Die Gemeinde wünschte sich primär eine störungsfreie Kommunikation, die sowohl ausfallfrei als auch sicher ist. Die IT sollte zudem Remote-Arbeiten ermöglichen, also Homeoffice oder das Arbeiten von unterwegs. Kathriner beschreibt die Lage: „Wir wollten unsere Arbeitsplätze flexibler gestalten. Auch in der öffentlichen Verwaltung wird es immer schwieriger, qualifiziertes Fachpersonal zu finden. Mit moderner IT und Arbeitsplatzflexibilisierung wollen wir dem vorbeugen.“
Die Grundlage für eine zuverlässige und ausfallfreie Telefonie bildet ein qualitativ hochwertiges Netzwerk. Die Gemeinde Römerswil erkannte dies und entwickelte ihre Netzwerkinfrastruktur kontinuierlich weiter, um die optimale Basis für moderne Kommunikationslösungen zu schaffen. Anfangs stand primär die Telefonie im Fokus, doch mit zunehmender Erfahrung und dem Verständnis der technologischen Möglichkeiten erweiterte sich der Blick auf die Notwendigkeit einer leistungsfähigen und flexibel verwaltbaren Netzwerkinfrastruktur als Fundament für sämtliche digitalen Dienste. Dieser Reifeprozess, bei dem sich Kundenbedürfnisse im Laufe der Zeit weiterentwickeln, ist ein typisches Merkmal im Customer Lifecycle. Gemeindeschreiber Fabian Kathriner betont: „Die EDV ist in der öffentlichen Verwaltung unser wichtigstes Werkzeug, wie der Hobel für den Schreiner. Wenn die IT ausfällt, steht die gesamte Verwaltung still. Damit sind auch hohe Kosten verbunden. Das wollen wir um jeden Preis vermeiden.“
Ausfallfrei und verlässlich dank Seabix
Bildnachweis: Seabix-at-work-V-c-Daetwyler-IT-Infra-AG-Kopie-klein.jpg
Römerswil hat sich deshalb für eine UCC-Telefonielösung entschieden, die von Seabix implementiert wurde. Die Lösung folgt einem Secure-by-Design-Ansatz, ist also besonders sicher. Die Kompatibilitätsprobleme waren damit auf einen Schlag gelöst und die Kommunikation funktioniert nun störungsfrei und zuverlässig.
Treten doch Probleme auf, ist Seabix mit Rat und Tat zur Stelle. Den persönlichen Support schätzt Kathriner besonders: „Die IT ist ein Pot von verschiedenen Anbietern und Schnittstellen. Es ist eine Herausforderung, in dieser Umgebung das Problem überhaupt erst zu finden. Seabix steht uns hier als kompetenter Partner stets verlässlich zur Seite und hat uns schon aus der ein- oder anderen Notlage befreit.“
Die IT-Infrastruktur in Römerswil basiert auf der Seabix IO Plattform. Diese bietet erhebliche Vorteile, insbesondere für die Verwaltung von verteilten IT-Infrastrukturen. Durch die zentrale Steuerungsebene können verschiedene Standorte effizient gemanagt und überwacht werden.
Kathriner ergänzt hierzu: „So wächst alles zusammen und mit jedem Modul, das wir dazunehmen, wird der Mehrwert größer.“
Ein konkretes Beispiel für diese Vereinfachung ist die Möglichkeit, die IT-Infrastruktur der lokalen Schule in Römerswil direkt über die Plattform zu administrieren. Die Fähigkeit, beispielsweise Switch-Ports oder WLANs an entfernten Standorten wie der Schule bequem vom zentralen Verwaltungsgebäude aus zu konfigurieren, spart Zeit und Ressourcen. Die Seabix IO Plattform ermöglicht somit eine flexible und ortsunabhängige Verwaltung, was gerade für Organisationen mit mehreren Liegenschaften einen deutlichen Mehrwert darstellt.
„Wir können durch die Plattform die Schulinfrastruktur managen und müssen nicht immer vom Gemeindehaus persönlich hin. Das sind kleine, aber feine Vereinfachungen für uns.“, fasst Kathriner die Vorteile zusammen.
Bedürfnisse diktieren IT-Bedarf
Ein Projekt dieser Größe bedarf rund ein bis zwei Monate Vorbereitungszeit, in der Seabix eng mit der Gemeinde zusammenarbeitet, um die Bedürfnisse und Herausforderungen zu verstehen und eine passende Lösung zu finden. Thierry Kramis, Head of Seabix ICT Services bei Seabix, erklärt: „Es geht darum, zu verstehen, was der Kunde wirklich braucht. Die IT-Strategie darf nie das Business bestimmen, sondern umgekehrt entscheidet das Business wie die IT am besten aufgebaut werden soll.“
In Römerswil funktioniert dieser Ansatz. Die Verwaltung arbeitet nun störungsfrei und arbeitsplatzunabhängig. Mit dem Wechsel wurde auch ein Großteil der Tischtelefone durch Softphones ersetzt. Von den Mitarbeitenden wird diese Veränderung gut angenommen. „Die Resonanz ist durchwegs positiv,“ freut sich Kathriner. „Wir sind sehr zufrieden mit Seabix. Für uns war es die richtige Wahl!“
Kurzvita Fabian Kathriner 
Fabian Kathriner hat eine vielseitige Laufbahn in der öffentlichen Verwaltung in der Schweiz. Er begann bei der Gemeinde Hochdorf im Kanton Luzern, wechselte später als Gemeindeschreiber-Stellvertreter nach Dagmersellen und ist seit fast fünf Jahren Geschäftsführer und Gemeindeschreiber in Römerswil, ebenfalls im Kanton Luzern.
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