Die Verwaltung von Einrichtungen für bedürftige Personen ist mit zahlreichen organisatorischen Aufgaben verbunden. Eine effiziente und ganzheitliche Software-Lösung für das Betreuungsmanagement bietet den Mitarbeitenden hierbei deutliche Unterstützung und Entlastung. Doch was leisten derartige Lösungen und worauf ist bei der Auswahl zu achten?
Die Bereitstellung und Organisation von Notunterkünften und Hilfsleistungen für Geflüchtete, Wohnungslose und andere hilfsbedürftige Personen stellt die betroffenen Einrichtungen vor zahlreiche Herausforderungen. In der Regel reichen die vorhandenen Unterkünfte kaum aus, um allen bedürftigen Personen einen Platz anzubieten, hinzu kommen besondere Bedürfnisse in Bezug auf Sicherheit, Hygiene und Komfort, erhöhte Gesundheitsrisiken oder mangelnde Privatsphäre. All das in Verbindung mit den jeweiligen Einzelschicksalen der Betroffenen führt häufig zu Stress – sowohl bei den Bewohnerinnen und Bewohnern als auch beim Personal.
Der Verwaltungsaufwand beim Betrieb von Betreuungsunterkünften wie Sozialstationen, Teestuben, oder Diakoniezentren aber auch in der Streetwork-Arbeit ist erheblich. Neben der enormen Aufgabe, einen Überblick über alle Hilfesuchenden mit ihren verschiedenen Bedürfnissen zu behalten, müssen Ressourcen verwaltet, Personal eingeteilt und Abrechnungen vorgenommen werden. Für all das ist zudem eine lückenlose und transparente Dokumentation erforderlich.
Eine effiziente und übergreifende Software für das Betreuungsmanagement bietet den Mitarbeitenden bei der zeitraubenden Verwaltungsarbeit deutliche Unterstützung und Entlastung. Bei der Auswahl einer Software-Lösung für das Betreuungsmanagement sollten Betreiber, Sicherheitsdienstleister und die öffentliche Verwaltung auf folgende drei zentrale Aspekte achten.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind die Basis für eine effizientere Betreuung
Bei der Fülle an Informationen und Aufgaben kann es ohne eine strukturierte und vor allem ganzheitliche Lösung mit einer zentralen Datenbank schnell zu Informationsverlusten und Missverständnissen, zu Überlastung und einer ineffizienten Nutzung der oft knappen Ressourcen kommen. Eine gute Software-Lösung für das Betreuungsmanagement führt alle relevanten Informationen zu den hilfsbedürftigen Personen, den verfügbaren Unterkünften sowie den Kapazitäten und Betreuungsleistungen standortübergreifend zusammen.
Dazu gehört die einheitliche Erfassung von Personen mit ihren etwaigen Medikamenten- und Krisenplänen ebenso wie die Objektverwaltung mit Belegungen und Reservierungen und die Immobilien-Bewirtschaftung. Im Case Management dokumentieren die Sozialarbeiter die erfolgten Betreuungsleistungen und können durch Auswertungen auch auf spezifische Situationen – beispielweise bei der Beantragung von Kindergartenplätzen – eingehen. Auch die Administration und Dokumentation von Einzel- und Gruppenaktivitäten sowie der Streetwork-Aktivitäten fallen darunter. Schließlich ist auch ein effizientes Management von Dienstplänen und Abwesenheiten mit Kalenderintegration in Outlook erforderlich. Grundlage für diese ganzheitliche Verwaltung ist ein zentrales Dokumentenmanagementsystem mit einer globalen und aktenspezifischen Vorlagenverwaltung.
Sind diese Informationen jederzeit schnell abrufbar und nachvollziehbar, erhöht das die Effizienz der Arbeitsabläufe in einer Notfallunterkunft deutlich und schafft Transparenz über die aktuelle Auslastung und anstehende Aufgaben. Im Ergebnis sind sowohl das durchführende Personal als auch die betreuten Personen zufriedener und die vorhandenen Ressourcen werden besser genutzt.
Grundlage für Optimierung, Automatisierung und Abrechnung schaffen
Die neue Transparenz durch eine übergreifende Verwaltung schafft auch die Möglichkeit, schneller aus seinen Erfolgen zu lernen. Datengetrieben können unterschiedliche Vorgehensweisen miteinander verglichen und so Best Practices erkannt und flächendeckend etabliert werden. Dazu sollte die Lösung einfach zu nutzende Analysen und Statistiken bieten.
Viele Aktivitäten in Notunterkünften sind eng miteinander verzahnt. So resultiert aus einer neuen Gruppenaktivität in der Regel auch die Buchung eines Raumes, Material muss beschafft und bereitgestellt werden, Betreuungspersonal eingeplant und vieles mehr. Ein ganzheitliches System erlaubt hier weitere Automatisierungen, die nicht nur die Mitarbeitenden entlasten, sondern auch für eine einheitlich hohe Qualität sorgen.
Für die finanzielle Stabilität und Planbarkeit der Einrichtung muss sichergestellt werden, dass alle erbrachten Leistungen korrekt und transparent abgerechnet werden. Die richtige Software-Lösung unterstützt die Mitarbeitenden dabei und macht die flexible Abrechnung nach Pauschalen, Leistungssätzen oder Betreuungssätzen einfach und nachvollziehbar.
Die richtige Plattform macht vieles einfacher
Eine nahtlose technische Vernetzung ist die Basis für eine effiziente Zusammenarbeit sämtlicher Standorte und auch mobiler Teams. Hier bietet die weitverbreitete Microsoft Cloud viele Vorteile: angefangen bei der nutzerfreundlichen Einbindung der Office-Produkte wie Outlook, Excel und Word für eine rasche Akzeptanz bei den Anwendern über die hohen IT-Sicherheitsstandards der Plattform bis hin zur breiten Verfügbarkeit zu angemessenen Kosten. Da im System viele vertrauliche, personenbezogene Daten verarbeitet werden, sind strenger Datenschutz und ein Berechtigungssystem für unterschiedliche Nutzerrollen sehr wichtig.
Eine gut konzipierte Cloud-Lösung hat zudem den Vorteil, dass sie sehr schnell ausgerollt werden kann, weil zum einen die technische Infrastruktur per Knopfdruck aus der Cloud kommt und zum anderen die Lösung sehr weit vorkonfiguriert ist und mit wenigen Klicks auf die individuelle Situation angepasst werden kann. So ist beispielsweise unsere Lösung vysoft BMS in der Regel innerhalb von einem Tag einsatzbereit und zur Nutzung bedarf es lediglich eines PCs oder Tablets mit Internetzugang. Eine schnelle und einfache Einführung ist wichtig, da viele Einrichtungen personell so unter Druck sind, dass keine Zeit für langwierige IT-Projekte vorhanden ist.
Mehr Zeit für die eigentlichen Betreuungsaufgaben
Sind all diese Anforderungen erfüllt, profitieren Einrichtungen, die hilfsbedürftige Personen betreuen, vielfältig: Von der optimierten Koordination und Automatisierung bis hin zur zentralen Erfassung und Dokumentation. Damit trägt eine speziell auf die Anforderungen von Notfallquartieren ausgerichtete Software maßgeblich zur Effizienz und Transparenz der Arbeitsabläufe bei. Ein Stück weit befreit von der Last zeitraubender Verwaltungsarbeit können sich die Mitarbeitenden damit fokussiert auf die wesentlichen Aspekte ihrer Arbeit – die Betreuung der bedürftigen Personen und eine Verbesserung der Qualität der Dienstleistungen – konzentrieren.
Autor:
Holger von Chossy, Experte für Software zum Betreuungsmanagement bei der dataglobal Group.
https://dataglobalgroup.com/use-cases/betreuungsmanagement-software