Die passende Inventarsoftware ist übersichtlich, anwenderfreundlich und spart Kommunen Zeit und Geld. Sie verbessert die Dokumentation von Inventargütern und organisiert, plant und steuert Inventarmanagement auf aktuellem technischen Stand. Kommunen haben volle Verantwortung für die Funktionalität all ihrer Betriebsgeräte und Gegenstände. Liefert Software rechtssicheren Inventar- und Versicherungsnachweis, vereinfacht das die Kontrollpflichten. Gemeinde-Eigentum unterliegt strengen Arbeitsschutzregelungen und gesetzlichen Prüfrichtlinien. Software schafft die bei der Inventarisierung notwendige Transparenz, so dass stets ein aktueller Überblick über das Inventar, dessen Wert und etwaige Reparaturen oder Neuanschaffungen vorliegt. Digitalisiertes Inventory Management besticht durch effiziente Abläufe und fördert schnelle und komfortable Verwaltung.
Ob es um EDV-Geräte, Leitern, elektrische Geräte oder Einsatzfahrzeuge geht, ob der Bereich Sicherheit und Ordnung, die Abwasserentsorgung oder das Inventar auf dem Friedhof geht: Professionelles Inventarmanagement betrifft alle Bereiche einer Kommune. Bei der Feuerwehr, in den Büros der Verwaltung oder bei der Ausstattung der Gemeindehalle: Die Zahl der Betriebsstätten, die eine Inventarisierung erfordern, ist bei den Gemeinden meist eine sehr große. Schon allein die Auflistung aller prüfpflichtigen Arbeitsmittel in städtischen Betrieben umfasst häufig mehrere Seiten.
Was zeichnet Inventarsoftware aus
Inventory Manager brauchen alle Informationen über den Anschaffungszeitpunkt und den Aufbewahrungsort von Inventar, über den Wert, eventuell anstehende Reparaturen und Neukäufe. Die zu erfassenden Daten, um den Besitz in Kommunen und Betrieben vorschriftsmäßig verwalten zu können, sind umfangreich. Gelungenes Inventory Management basiert daher auf einer Software, die es ermöglicht, alle Vermögensgegenstände schnell und komfortabel zu inventarisieren.
Damit mehrere Mitarbeiter sie parallel nutzen können, sollte die Software mandantenfähig sein, so dass keinem Mitarbeiter möglich ist, die Daten des anderen einzusehen. Eine passende Software erleichtert es zudem, das Inventar seiner Kostenstelle, Gruppe oder Kategorie zuzuordnen und sollte für jeden einzelnen Vermögensgegenstand eine Historie anlegen. So kann nachvollzogen werden, wann Reparaturen erledigt wurden. Weiteres wichtiges Feature: Es sollte beachtet werden, dass die Lösung zudem Garantiezeiten berücksichtigt, damit sie sich als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis eignet.
Digitale Inventarisierung ganz ohne Papier
Ulrich Hoppe, Consultant der Hoppe Unternehmensberatung hat mit seinem Team eine Inventarsoftware entwickelt, die Nutzern effizient und schnell einen Überblick über ihre Vermögensgegenstände bietet.
„Angesichts der Anforderungen ist schnell klar, dass das Anbringen eines Inventaretiketts keineswegs ausreicht, um alle Verpflichtungen abzudecken“, erklärt Ulrich Hoppe. Seine Software ist besonders geeignet für Kämmerer, die mit einem doppischen Haushalts- und Rechnungswesen (Doppik) arbeiten. Hier entspricht die Inventarsoftware den Empfehlungen zur Führung von Bestandsverzeichnissen über das Sachanlagevermögen der kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung.
Besonders einfache Erstdatenerfassung
Wesentlich vereinfacht wird die Ersterfassung durch vordefinierte Eingabefelder für Ort, Gruppe und Kategorie, wobei die Darstellung an der Struktur des Windows Explorers angelehnt ist. Sie unterteilt sich in bis zu vier hierarchisch geordnete Ebenen nach Kategorie, Kostenstelle und Ort. Als erster Schritt werden von der Inventarsoftware alle Räume erfasst und sie erstellt jeweils einen Raumplan mit Grundriss. Anhänge wie Bilder, Bedienungsanleitungen oder Rechnungen können zu jedem Gegenstand hinzugefügt werden. Die Daten des Inventarplaners können zusammengefasst und grafisch dargestellt werden.
Anwender haben die Möglichkeit via Netzwerk parallel an einer entsprechenden Inventarliste zu arbeiten. Das bedeutet, dass sich Inventurstammdaten einfacher pflegen lassen, egal ob Protokollierung von Kauf- und Verkaufsdaten oder die Zuordnung von Kostenstellen für einzelne Inventare.
Scanner erleichtert die Inventarisierung
Die Software sorgt dafür, dass der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegengesehen werden kann. Der Aufwand für die Inventarisierung minimiert sich noch mehr, wenn zusätzlich integrierte Lösungen für das Scannen von Barcodes verwendet werden. Es empfiehlt sich das Komplettpaket aus Inventarisierungssoftware, Etiketten mit Barcode und Firmenname sowie Barcode Scanner.
Dadurch beschleunigt sich der Inventurprozess und manuelle Fehler reduzieren sich. Anstelle zeitintensiver Inventarisierung tritt eine Barcodescannerlösung, durch die der Bestand erfasst wird. „Das ist insbesondere bei der Erstinventur hilfreich oder wenn ein Unternehmen oder eine Kommune dazu verpflichtet ist, eine Anlageninventur durchzuführen“, erklärt Ulrich Hoppe.
Die Inventarsoftware zeigt den aktuellen Ist- Bestand der Inventargüter auf und vergleicht ihn mit dem Soll-Bestand, so lassen sich zuverlässige Ist-Bestände generieren. Die Barcodescannerlösung ist weniger zeitaufwändig als die herkömmliche Inventarisierung. Für noch einfachere Erfassung von Barcodes wurde zudem eine App für iOS und Android entwickelt, die zu jedem Inventargut ein Bild, einen Film oder eine Sprachaufnahme erfasst.
Wahlweise lassen sich auch Geo-Daten für jeden Datensatz speichern. Für jede Inventargruppe können außerdem selbst definierte Auswahllisten erstellt werden. Als CSV-Datei per E-Mail oder DropBox ist es möglich, die mit der App erfassten Daten zu verschicken. Eine umfangreiche Im- und Exportfunktion für Excel-, CSV- oder Access-Dateien ist in der Inventarsoftware vorhanden.
Fazit
Software hält das Inventarverzeichnis leicht auf dem aktuellen Stand. Die richtige Inventarsoftware beschleunigt die Inventur erheblich, Fehler und Aufwand reduzieren sich. Zudem dienen die Daten als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis. Werden zusätzlich integrierte Lösungen für das Scannen von Barcodes verwendet, reduziert sich der Aufwand noch weiter. Mit der richtigen Inventarsoftware haben Gemeinden sämtliche Vermögensgegenstände stets im Blick. Mit einem ausführlichen Inventarverzeichnis lassen sich außerdem die Kosten für Ersatzbeschaffungen genauer kalkulieren, da stets bekannt ist, in welchem Zustand die Vermögensgegenstände sind.
So werden Finanzmittel zielgenauer eingesetzt und Fehlinvestitionen vermieden. Inventar muss dokumentiert sein, auch Garantiefristen und Wartungstermine spielen im Inventarmanagement eine wichtige Rolle. Mit einer Inventarsoftware erhalten Kommunen die notwendige Transparenz. Es ist darauf zu achten, dass sie den Empfehlungen der kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung entspricht. Digitales Erfassen der Inventardaten ist übersichtlicher als mit der manuellen Variante und identifiziert Einsparpotenziale und unterstützt somit dabei, das Budget effizient einzusetzen.
Kostenlose Demo CD und weitere Informationen unter: Tel. +49 (0) 61 04 / 6 53 27
www.inventarsoftware.de