Bei der Optimierung der Prozesse des pfälzischen Netzbetreibers EnergieSüdwest Netz GmbH unterstützt ihn das durchgängige AVA- und Baukostenmanagementsystem California.pro, um Kostenermittlung, Ausschreibung, Erstellung des Preisspiegels, Vergabe und Abrechnung effizienter zu gestalten. Die 100-prozentige Tochter des regionalen Versorgers EnergieSüdwest AG aus Landau ist zuständig für die technische Betriebsführung sämtlicher Netze und Anlagen und führte 2004 für ihre Lieferanten die Abrechnung im Gutschriftverfahren ein.
Heute erstellt das Unternehmen die Leistungsverzeichnisse für alle Bereiche schnell auf Basis von Stammtexten und übermittelt diese den Bietern zwecks Preisanfrage mittels standardisierter Schnittstelle im GAEB-Format. So erfolgt das Einlesen der Angebote, die Erstellung des Preisspiegels nun auf Knopfdruck sowie die Abrechnung der Bauleistungen.
Rahmenverträge
Für Jahresvertragsarbeiten wie für Netzanschlüsse und die Beseitigung von Störungen hat der Netzbetreiber kostenoptimierte Rahmenverträge mit ausführenden Unternehmen abgeschlossen. Tritt eine Störung auf, haben die Bereitschaftsdienste der Firmen eine Reaktionszeit von maximal einer Stunde, um vor Ort die Arbeit aufzunehmen. Zur Vereinfachung der Abrechnung dieser Prozesse haben die Landauer sogenannte „Stör-Leistungsverzeichnisse“ in California.pro erstellt, die die entsprechenden Positionen mit ihren Massen enthalten, wie Aufbruch von Bitumen, Aushubarbeiten, Wiederherstellungsarbeiten etc.
Da die EnergieSüdwest Netz privatrechtlich organisiert ist, muss sie unterhalb der EU-Schwellenwerte nicht öffentlich ausschreiben. So schickt man in der Regel fünf oder sechs Firmen die LVs als GAEB-Datei zu. Die anbietenden Firmen schicken die ausgefüllten LVs zurück. Nach Auswertung über Preisspiegel führt der Netzbetreiber mit den Firmen, deren Angebote in die engere Wahl kommen, Einzelgespräche und unterbreitet anschließend dem Einkauf einen Vergabevorschlag.
Einführung des Gutschriftverfahrens
Um den administrativen Aufwand zu verringern und um Kosten zu sparen sowie den Rechnungsprüfungsprozess zu verschlanken, führte der Netzbetreiber das Gutschriftverfahren ein. Heute werden die Leistungen wie gewohnt vom Auftraggeber und Auftragnehmer aufgenommen. Der Auftragnehmer überführt die Daten in ein elektronisches DA11-Aufmaßblatt, welches der Netzbetreiber in California.pro einliest. Dann überprüft der zuständige Mitarbeiter stichpunktartig das handgeschriebene Aufmaß mit den Daten im System. Stimmen diese überein, erstellt der Mitarbeiter aus California.pro heraus die Gutschrift, die an die Buchhaltung zur Bezahlung weitergeleitet wird.
Die mühsame Rechnungskontrolle entfällt, Doppelabrechnungen gehören der Vergangenheit an. Auch reduzieren sich die Prozessschritte bei der Abrechnung der Fremdleistungen sowie der Abstimmungsaufwand zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Der Verhandlungsvorteil für die EnergieSüdwest Netz durch den Wegfall der Rechnungsstellung beim Auftragnehmer sowie der Zahlungsvorteil durch eine durchschnittlich 2-prozentige Skontierung über alle Leistungen ist erheblich.
Doch auch für die Auftragnehmer bedeutet dieses Verfahren Vorteile. Da früher je nach Wirtschaftsjahr eine immense Anzahl an Rechnungen von den Auftragnehmern gestellt werden mussten, bedeutet das Gutschriftverfahren eine beachtliche Minimierung des administrativen Aufwandes. Letztendlich ist so eine win-win-Situation für beide Partner entstanden.