Ein wichtiges strategisches Ziel der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung ist die effiziente und medienbruchfreie Zusammenarbeit über Behördengrenzen hinweg. Denn während einige Verwaltungsprozesse innerhalb einzelner Organisationseinheiten abgewickelt werden können, erfordern komplexe Verfahren – wie etwa im Bereich der Bauleitplanung oder bei Genehmigungsverfahren – eine koordinierte, digitale Interaktion zwischen verschiedenen Fachämtern mit verteilten Zuständigkeiten. Eine moderne, interoperable IT-Infrastruktur wird damit zur Voraussetzung für die zukunftsfähige Verwaltungssteuerung. Genau für diese Geschäftsvorgänge hat der Bielefelder Digitalisierungsspezialist Ceyoniq die Plattform nscale eGov entwickelt: Mit einer zentralen E-Akte, zugeschnitten auf die Bedürfnisse und Prozesse in der öffentlichen Verwaltung.
Datenübermittlung muss nicht kompliziert sein
Das Ziel ist es, bürokratische Hürden abzubauen und die Zusammenarbeit zwischen Behörden transparent und ressourcenschonend zu gestalten. Bisher scheitert die Zusammenarbeit oft an fehlenden oder eingeschränkten Schnittstellen für einen sicheren Dateiaustausch. nscale eGov verfügt über zertifizierte Schnittstellen zu zahlreichen in der öffentlichen Verwaltung eingesetzten Anwendungen sowie Fachverfahren. Bearbeiter der federführenden Stelle können einen Laufweg definieren, der nicht nur interne, sondern auch externe Bearbeiter und Freigabeberechtigte miteinschließt. Die Federführung bleibt dabei jederzeit bei der initiierenden Behörde und läuft in deren lokalem E-Akte-System ab. Das bedeutet, dass auch externe Behörden, die ein anderes E-Akte-System nutzen, Daten unkompliziert, sicher und vollständig übermitteln können. Denn alle relevanten, wichtigen Informationen eines Geschäftsgangs werden automatisch in eine xDOMEA-Nachricht verpackt. xDOMEA steht für einen Metadatenstandard, der dem IT-basierten Austausch von Schriftgutobjekten sowie zugehörigen Metadaten dient und auf der Auszeichnungssprache XML basiert.
Externe Bearbeiter können diese Nachrichten schnell und unkompliziert entpacken, in ihre E-Akte-Lösung importieren, bearbeiten und nach Abschluss die Daten verpackt an die federführende Behörde zurücksenden. In nscale eGov werden diese importierten Daten wieder automatisch dem übergeordneten Geschäftsgang zugewiesen, sodass dieser weiterlaufen kann. Dabei sind auch parallele Bearbeitungsschritte möglich.
Jederzeit den Überblick behalten
Da die federführende Behörde jederzeit die volle Kontrolle über den Geschäftsgang behält und sämtliche Bearbeitungsschritte revisionssicher protokolliert werden, sind Zugriffsrechte, Verantwortlichkeiten und der aktuelle Bearbeitungsstatus durchgängig nachvollziehbar. Dies schafft eine hohe Transparenz und Sicherheit bei mandantenübergreifenden Prozessen – und ermöglicht eine effiziente, regelkonforme Zusammenarbeit zwischen Behörden.
