Varial Finanz- und Personalwesen

Mit intelligenter Software Verwaltungsaufwand im Griff

Der Sozialdienst katholischer Männer (SKM ) ist mit 119 eigenständigen Vereinen bundesweit auf Orts- bzw. Kreisebene vertreten. Die zahlreichen Einrichtungen und Dienste kommen sozial Schwachen, Sucht- und Drogengefährdeten, AIDS-Kranken sowie gefährdeten Kindern und Jugendlichen zugute. Auf Ortsebene zählt der SKM Köln mit 560 Mitarbeitern zu den größten. Der ständig wachsende Verwaltungsapparat der Kölner ist seit Jahren nur noch mit modernster, den hohen Anforderungen entsprechender Software zu bewältigen. Seit 1993 setzen sie die gesamte Bandbreite der Varial-Software im Finanz- und Personalwesen ein. Über die besonderen Anforderungen des Kölner SKM sprachen wir mit dem Verwaltungsleiter, Dipl.-Volkswirt Herbert Bremer.

Der SKM Köln ist ein eingetragener Verein. Die Finanzierung erfolgt aus einer Vielzahl von unterschiedlichen Töpfen wie Sozialversicherungen, Sozialämtern, Jugendämtern, etc. Hauptkostenträger sind dabei die Stadt Köln sowie das Erzbistum Köln. Auch Spenden und Bußgelder gehören dazu. Die Verwendung der Gelder muß nach den verschiedensten Vorschriften nachgewiesen werden. Da reicht keine einfache Einnahmen-Ausgabenrechnung, wie z.B in Vereinen üblich, mehr aus. Entsprechend erfolgt die Buchführung nach HGB und wird jährlich von der Solidaris Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüft.

Im Verwaltungsbereich setzt Herbert Bremer von Varial die Finanz- und Anlagenbuchführung, die Kostenrechnung, die Personalabrechnung, das Personalinformationssystem sowie die elektronische Archivierung ein. Fakturierung und Bestellwesen werden mit der Software C.I.P. Logistik der C.I.P. Eckel GmbH abgewickelt.

Die in der Buchhaltung eingesetzte Varial Finanzbuchführung ist mit zwei Buchungskreisen eingerichtet. Da sind einmal die Konten für die rund 1000 Klienten, die u. a. nach dem BGB betreut werden. Allein dieser Bereich umfaßt fast 2.000 Sachkonten, 1.600 Kreditoren und rund 16.000 Überweisungen. Der zweite Buchungskreis beinhaltet die Betriebsbuchhaltung für die Verwaltung der Dienste und Einrichtungen mit jährlich rund 15.000 Überweisungen. In der Varial Anlagenbuchführung werden Gebäude, Kraftfahrzeuge, Einrichtungsgegenstände wie z. B. auch die EDV-Hardware verwaltet. Insgesamt sind beim SKM 40 PC-Plätze mit Novell 5.0 vernetzt.

Die Varial Kostenrechnung wird in erster Linie für den Nachweis der Mittelverwendung gegenüber den, wie bereits dargestellt, zahlreichen Geldgebern genutzt. Außerdem erfolgt mit der Kostenrechnung die Planung für ein Wirtschaftsjahr. Pro Kostenstelle (insgesamt fast 300) und Kostenart wird ein Jahresplan-Wert festgelegt, damit werden ständig Soll-Ist-Vergleiche ermöglicht. Zugrunde liegt der Kontenrahmen der Pflegebuchführungsverordnung, der in der Finanzbuchführung eingerichtet wurde.Die eingegebenen Daten werden automatisch an die Kostenrechnung übergeben.

Die Vergütung der Mitarbeiter des SKM – im wesentlichen Tarifangestellte – erfolgt nach AVR, eine Richtlinie, die vergleichbar mit dem BAT-Kommunaltarif ist und in Varial wie jeder andere Tarif hinterlegt werden kann. Ansonsten werden noch einige ABM-Kräfte abgerechnet, für die die Öffnungsklausel von 20% Anwendung findet. Für die Fachbereichsleiter im SKM wird monatlich eine Übersicht der Stellenbesetzungen, in der sich u.a. auch die Gesetze und Richtlinien der Kostenträger niederschlagen, erstellt. Die aktuelle Übersicht ist für die Fachbereiche eine wichtige Grundlage auch im Hinblick auf die Refinanzierung der Kosten, denn immerhin sind 80 % Personalkosten.

Das Varial Personalinformationssystem ist laut Herbert Bremer ein hilfreiches Instrument, um den Bereichsleitern auf Knopfdruck wichtige Daten und Entscheidungshilfen, z. B. bei Nachfolgeregelungen, an die Hand zu geben. Noch sammelt man Erfahrungen, da das Zusatzmodul erst seit kurzem beim SKM eingesetzt wird. Die elektronische Archivierung befindet sich beim SKM Köln noch in der Testphase. Zur Zeit wird sie in der Finanzbuchhaltung für die Archivierung von Kontoauszügen, Buchungsjournalen und Saldenlisten eingesetzt. Im Personalwesen werden bisher Gehaltsabrechnungen, Lohnkonten und Krankenkassenlisten mit der Varial-Software archiviert. Die Einsatzfelder sollen jedoch ausgeweitet werden.

Unter dem Strich kann man festhalten, daß durch den Einsatz von Varial und C.I.P. Logistik der doch immense Verwaltungsaufwand bei SKM mit einem relativ kleinen Stab an Mitarbeitern zufriedenstellend gelöst wird. So sind beispielsweise im Personalamt lediglich 2,5 Mitarbeiter und im Finanz- und Rechnungswesen inklusive Controlling 12 Mitarbeiter tätig. Die gesamten EDV-Kosten belasten das Budget lediglich mit 0,5%. Bei permanent wachsendem Daten-Volumen und andererseits restriktiver Personalpolitik wird der Einsatz intelligenter Software immer wichtiger, so Herbert Bremer. Ohne die Möglichkeiten, die die Software heute bietet, wäre der SKM nicht mehr handlungsfähig. Früher, so Herbert Bremer, waren die EDV-Kosten viel höher und ohne die Leistung, die die Systeme heute erbringen. Der Nutzen hat sich vervielfacht bei richtigem Einsatz.

Im Hinblick auf das Jahr 2000 macht sich Herbert Bremer keine Sorgen. Für Varial liegt ihm eine Bescheinigung der 2000-Fähigkeit vor. Bei der Einführung des Euro sieht er dann auch weniger Probleme mit der Software als mit den Sozialarbeitern und Klienten.

In Sachen Varial wird SKM von der isoft Software-Vertriebsgesellschaft mbH betreut

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