Softwareeinsatz vereinfacht Prüfprozesse

Um als Arbeitssicherheitsfachkraft die Sicherheitslage der Mitarbeiter im Unternehmen vollständig überblicken zu können, muss dokumentiert werden, wann welche Prüffristen fällig sind. Gefährdungsbeurteilungen und Termine für Unterweisungen dürfen dabei nicht in Vergessenheit geraten. Ganz oben auf der Agenda stehen Dokumentationen im Arbeitsschutzmanagement, die höchste Sicherheit garantieren und jeden Prüfer zufriedenstellen. Die Hoppe Unternehmensberatung setzt hier auf die Entwicklung einer Software zur Verwaltung von Wartungen und Prüfungen im Arbeitsschutz – dem so genannten „Wartungsplaner“.

Die Resonanz der Hoppe Unternehmensberatung, die sich auf die Entwicklung der Software zur Verwaltung von Wartungen und Prüfungen im Arbeitsschutz spezialisiert hat, ist positiv: „Eine Wartungsmanagement-Software reduziert einerseits den Arbeitsaufwand im Rahmen der Prüfpflichten eines Unternehmens und andererseits sind Prüfberichte bei Betriebsprüfungen stets griffbereit“, erklärt Ulrich Hoppe, Senior Consultant bei der Hoppe Unternehmensberatung, die die Softwarelösung „Wartungsplaner“, anbietet.

Wartungsplaner lichtet Gesetzes-Dschungel

Arbeitsschutzmanagement umfasst unzählige Vorschriften für die Wartung, Überprüfung und Instandhaltung von Maschinen und Anlagen. Die Prüfintervalle und Anforderungen an die Dokumentation von durchgeführten Inspektionen sind dabei ganz unterschiedlich. Ziel eines jeden Unternehmens ist ein schnelles und flexibles Dokumentenmanagement, dessen Aufwand möglichst effizient und rechtssicher bewältigt werden kann. Der Wartungsplaner bildet Arbeits- und Organisationsstruktur strukturiert und übersichtlich ab.

Als Basis der Software dient die DIN EN ISO 9001. Diese Norm entspricht den Empfehlungen der Berufsgenossenschaften für das Prüffristenmanagement und erleichtert die Durchführung von Gefährdungsbe­urteilungen. Der Wartungsplaner unterstützt darüber hinaus die Anforderungen aus ISO 14001 zum Umweltschutz und OHSAS 18001. Sicherheitsrelevante Unterweisungen lassen sich mithilfe hinterlegter Anlässe, Abstände und Regelwerke mit nur wenigen Klicks planen und durchführen.

Alle Informationen für gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen von Maschinen und Anlagen, aber auch Leitern, Tritte, Regale, Druckbehälter und elektrische Geräte sowie Türen, Fenster oder Flurförderzeuge sind abrufbar und Prüfberichte können mit aktuellen Gesetzen und Normen verknüpft werden. Ein weiterer Vorteil ist die Speicherfunktion von Prüfterminen, die höchstmögliche Transparenz und Rechtssicherheit im Wartungs- und Instandhaltungsmanagement schafft. Unternehmen können sich damit auf anstehende Kontrollen durch die Gewerbeaufsicht oder Berufsgenossenschaften vorbereiten.

Mit dem Wartungsplaner werden Dokumentationen von Wartungen maximal vereinfacht. Neben Zeit und Geld wird auch die Administration auf ein Minimum reduziert, was den Wartungsplaner sehr wirtschaftlich macht.

Klare Strukturen für klare Aussagen

Der Wartungsplaner klassifiziert die Prüfungsschwerpunkte wie folgt: Wartung, Prüfung, Reparatur, Instandsetzung sowie Prüftermin und Unterweisung. Mitarbeitern können zudem Verantwortlichkeiten individuell zugeteilt werden. Die Software ist in der Lage, wichtige Objektdaten unterschiedlichster Prüfgegenstände zu erfassen und Bilder, Bedienungsanleitungen oder Benutzerhinweise zu hinterlegen. Die Ausgabe der Prüfberichte erfolgt in Form von PDF oder Word-Dokumenten. Alle Dokumente lassen sich individuell aufbereiten und entsprechen immer dem aktuellen Stand gesetzlicher Vorschriften. Im- und Exporte wichtiger Instandhaltungskennzahlen können via Excel-, CSV- oder Access-Datei erfolgen.

Herausfordernde Gesetzeslage

Als Dokumentationsgrundlage werden in vielen Betrieben auch heute noch handschriftliche Listen, herkömmliche Excel-Tabellen oder eigenentwickelte Datenbanken eingesetzt. Diese unzureichende Art der Arbeitsmittel- Prüfungen und Betriebsanweisungen deckt in der Gesamtheit oftmals nicht die umfassenden Aspekte im Rahmen der Betriebsmittelwartung ab. Die Herausforderungen bei der Überprüfung elektrischer Anlagen und Geräte sind besonders hoch.

Berufsgenossenschaften (DGUV, Vorschrift 3) verlangen im Rahmen der Unfallverhütungsvorschrift, dass elektrische Anlagen und Betriebsmittel in regelmäßigen Abständen auf fehlerfreie Funktionalität überprüft werden. Die Gefährdung für Personen muss final ausgeschlossen werden können. Bei der Prüfung von Geräten, die über eine Steckdose mit Strom versorgt werden, greifen die Regeln und Gesetze des Verbands der Elektrotechnik, Elektronik und Informationstechnik (VDE).

Gesetzeshüter laufen Streife

Bei Missachtung der Vorschriften, in Verbindung mit einem Schadenfall, bleiben Unternehmer auf den entstandenen Kosten sitzen. Aus leistungsfähigen Prüfprotokollen und Auswertungen geht hervor, wann und mit welchem Ergebnis die Fachkundeprüfung stattgefunden hat. Sollten Unternehmen im Zuge der Kontrolle keinen einwandfreien Zustand ihrer Maschinen und Elektroanlagen nachweisen können, kommt die Haftung der Versicherungen nicht zum Tragen. Natürlich existieren auch für die Doku­mentation rechtliche Vorgaben. Untersucht wird deren Einhaltung beispielsweise im Rahmen der Kontrollen durch Genossenschaften oder bei einem Zertifizierung-Audit.

Weitere Informationen unter:
www.wartungsplaner.de
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