Wenn Kommunen oder kommunale Eigenbetriebe ihre Bau-Vergabeverfahren professionalisieren oder erstmals in die eigenen Hände nehmen, steht zunächst die Beschaffung einer geeigneten AVA-Software für Kostenschätzung, Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung an. Was sollten Verantwortliche dabei bedenken und welche Kriterien müssen vorab geklärt werden? Dipl.-Ing. Ergün Ayduran, Projektmanager bei der ARCHITEXT Software GmbH, gibt grundlegende Hinweise für eine fundierte Entscheidung.
Eine wesentliche Überlegung betrifft zunächst den geplanten Nutzungsumfang der Software: Welche Leistungsphasen sollen damit abgedeckt werden? „Erfahrungsgemäß steigen viele Anwender zunächst mit den Modulen Ausschreibung und Vergabe ein und nutzen die AVA-Software mit zunehmender Kompetenz und Erfahrung dann intensiver“, sagt Ergün Ayduran. Daher ist es vorteilhaft, auf eine alle HOAI Leistungsphasen umfassende, aber modular aufgebaute Lösung zu setzen, die bei Bedarf einfach erweitert werden kann. Hinzu kommt, dass sich mit der neuen Software beliebig viele Leistungsverzeichnisse bearbeiten lassen sollten. Ist die Anzahl der Projekte eingeschränkt, müssen ältere Daten womöglich irgendwann gelöscht werden und es besteht keine Revisionsmöglichkeit mehr.
Wie viele Lizenzen sind nötig?
Softwarelösungen, die Lizenzen nach dem Floating-Licence-Prinzip verwalten, wie ARCHITEXT Pallas, bieten eine hohe Flexibilität für simultanes Arbeiten, ohne dass für jeden Anwender eine eigene Lizenz erworben werden muss. Die Anzahl der Lizenzen bezieht sich hier auf den gleichzeitigen Zugriff: So kann die Software zum Beispiel mit einer 2er Floating- Licence auf beliebig vielen Arbeitsplätzen eingerichtet und auch beliebig viele Nutzer angelegt werden. Bei zwei Lizenzen können immer zwei Nutzer zeitgleich mit der Software arbeiten.
Integration bestehender LVs – Datenaustausch nach GAEB
Wurden bisher externe Planer beauftragt, sollten die bestehenden Leistungsverzeichnisse, Angebote und Aufträge bzw. Aufmaße in den Standardformaten GAEB bzw. DA11 dort angefordert werden.
Über die entsprechenden Import-Schnittstellen können die Daten dann in die eigene AVA-Software eingelesen werden. Liegen die Daten nur in den Formaten Word, Excel oder PDF vor, können sie in die Dokumentenverwaltung eingespielt oder per Copy & Paste in die Langtexte der Leistungsbeschreibungen eingefügt werden. Die zu beschaffende Software sollte unbedingt nach GAEB zertifiziert sein, um auch mit späteren Vertragspartnern Daten austauschen bzw. auf die Vergabeplattformen hochladen zu können.
Die Software testen!
„Vor dem Kauf immer testen“, ist die klare Empfehlung von Ergün Ayduran. „Informieren Sie sich beim Hersteller, ob eine kostenfreie Demo verfügbar ist und ob auch der Support dabei kostenfrei ist.“ Wichtig: Die Projekte aus der Testphase sollten nach der Lizenzierung auch weiter bearbeitbar sein, damit diese Arbeit nicht verloren ist.
Einfacher Einstieg und Support
Für eine kurze Einarbeitungszeit und ein intuitives Verständnis des neuen Programms ist es von Vorteil, wenn die AVA- Software möglichst viele Windows-Standardfunktionen unterstützt, die die meisten Anwender bereits gut kennen. So werden mit ARCHITEXT Pallas beispielsweise die Projekte über die bekannte Baumstruktur verwaltet und praktische Funktionen wie Copy & Paste oder Drag & Drop ermöglicht.
Für alle Fragen, die dennoch früher oder später auftauchen, sollte der Hersteller natürlich einen guten Support per Telefon, E-Mail und Fernwartung bieten, der meist Bestandteil des Wartungsvertrags ist. Dieser umfasst auch kostenfreie Updates und Servicepacks, so dass die Software immer aktuell bleibt und auch bei einem Betriebssystemwechsel problemlos läuft.
Lizenzieren und installieren
Sobald der genaue individuelle Umfang der Softwarenutzung feststeht, kann ein unverbindliches Angebot angefordert werden. Nach der Beauftragung stehen die Software und die erworbene Lizenz zur Verfügung. Die Installation erfolgt dann entweder auf dem Einzelplatz oder dem Server; mit der Lizenzdatei wird die Software einfach aktiviert. Diese Schritte lassen sich mit grundlegenden Windows- Kenntnissen sehr einfach durchführen. Oft erhält man aber auch dabei kostenfreie Unterstützung vom Support des Herstellers.
ARCHITEXT Pallas steht als Testversion unverbindlich und kostenfrei unter www.architext.de zum Download bereit.
www.architext.de