In kommunalen Verwaltungen und Unternehmen müssen Sitzungen protokolliert, Diktate verschriftlicht, Liegenschaften und Inventar verwaltet werden. Intelligente Softwaretools vereinfachen dies. Wie? Drei Beispiele zeigen, wie mit wenig Aufwand viel erreicht werden kann.

Sitzungsaufzeichnungen vom Kreistag müssen verschriftlicht, Hausbesuche des Gesundheitsamtes protokolliert und Schriftstücke im Rechtsamt erstellt werden: Wird dies mittels eines analogen Diktiergeräts und anschließendem manuellen Abtippen erledigt, kostet das viel Zeit und bindet wertvolle Personalressourcen. Abhilfe schafft eine Diktat-Workflowsoftware: Ein digitales Diktiergerät oder eine Diktier-App nimmt die Sitzung auf, überträgt die Datei in die Diktatliste der Software und speichert sie bei Bedarf direkt in der richtigen Akte. Wird zusätzlich Spracherkennung eingesetzt, entfällt das lästige Abtippen.

Davon profitiert auch der Landkreis Lüneburg, der mit dem digitalen Diktiersystem Findentity von Thax Software in Verbindung mit der integrierten Spracherkennung Dragon von Nuance seinen Schreibdienst im Gesundheitsamt entlasten konnte. Die Lösung wurde in die bestehende Server Based Computing- Umgebung integriert. Gutachten werden nun auf mobile Diktiergeräte gesprochen, die zwischen Schriftsatz und Arbeitsanweisung unterscheiden können.

Die ThinClients sind mit einer Dockingstation für die Diktiergeräte ausgestattet, über welche die Diktate auf den Server übertragen werden. Dort erfolgt die Umwandlung in Text durch eine Back-End- Spracherkennung, sodass das Word-Dokument nur noch von einer Schreibkraft überprüft und korrigiert wird. Da das System mitlernt, werden neue Wörter und Korrekturen automatisch in den Wortschatz übernommen. Durch die Erstellung eines Vokabulars aus Altdokumenten war die Erkennungsgenauigkeit von Anfang an sehr hoch.

Dokumentenmanagement für kommunale Unternehmen

Das Beispiel zeigt, wie einfach der Einsatz eines digitalen Diktiersystems ist. Kommunale Verwaltungen und Unternehmen brauchen aber auch Ordnung und Übersicht, die ihnen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verschafft, etwa durch die Möglichkeit, Dokumente farblich zu markieren und damit schneller zu finden. Dokumente sollten auch mit Metadaten und Stempeln versehen sowie mit Aufgaben verknüpft werden können. Wie hilfreich das ist, konnten auch die Gemeindewerke Gilching feststellen, die das Office- Modul von Findentity als Kundenverwaltungs- und Dokumentenmanagementsystem für den Bereich Fernwärme einsetzen. Mit ihm können Profile etwa für Liegenschaften, Hausverwaltungen, Ansprechpartner, Baufirmen, Inter- essenten, Mieter oder Verträge angelegt werden.

Da die Profile verknüpft sind, vereinfacht sich der Workflow: Ein Vertrag kann einer Hausverwaltung und dem Eigentümer zugeordnet, Textvorlagen automatisiert ausgefüllt werden. Zudem hilft eine servergestützte Suchindizierung mit einer schnellen Volltextsuche. Aktivitäten- und Aufgabenlisten schaffen mit der Verknüpfung von Dateien und Zuweisung zu Mitarbeitern Überblick. So wird das gesamte Prozessmanagement abgebildet, womit das Tool nicht nur als Kundenverwaltungs- und Dokumentenmanagement-, sondern zugleich als passgenaues Projektmanagementsystem dient. Von Vorteil war, dass sich die Daten- struktur komplett nach Kundenvorgabe einrichten ließ.

Inventarisierung und Aktensuche

Für eine Inventarisierung von Gegenständen wie Mobiliar, Geräten, Elektronik etc. werden häufig noch Excel-Tabellen eingesetzt – allerdings ist deren Pflege umständlich und das System insgesamt fehleranfällig. Hier können moderne Lösungen auf Basis von Radiofre­quenz-­Identifikation (RFID) oder Barcode unterstützen, etwa, wenn Wartungen und Inspektionen für Brandschutztüren oder Feuer­löscher anstehen und dokumentiert werden müssen, wie das Beispiel der Emschergenossenschaft Lippeverband zeigt. Bei der Wartung werden die angebrachten Barcodes gescannt und digital im System hinterlegt. So kann nachvollzogen werden, mit welchem Ergebnis wann die Inspektion erfolgte. Ein solches System lässt sich auch auf Akten anwenden und damit die zeitraubende Suche systematisieren. Die Transponder oder Barcodes der Akten werden über Lesegeräte Räumen, Arbeitsplätzen, Aktenschränken, Regalfächern oder auch Personen zugeordnet. Über einen Raumplan am Monitor können die Akten dann schnell gefunden werden.

Fazit

Wie die Beispiele zeigen, gelingt es Verwaltungen und kommunalen Unternehmen mit intelligenten Softwaretools, manuelle, zeitaufwändige Arbeiten zu digitalisieren und dadurch Ressourcen zu sparen und Abläufe zu beschleunigen. Wichtig: eine Büromanagement- Softwarelösung muss größtmögliche Flexibilität und entsprechende Gestaltungsmöglichkeiten bieten, da Verknüpfungen integriert und möglicherweise Daten mit Fremdsystemen ausgetauscht werden müssen.

Autor: Thorsten Bartsch, Diplom-Informatiker, Geschäftsführer der Thax Software GmbH

Weitere Informationen unter:
www.thax.de
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