Die Digitalisierung stellt die öffentliche Verwaltung vor hohe Herausforderungen. Um diese zu bewältigen, bedarf es IT-Lösungen, die mit einheitlichen Standards und Schnittstellen arbeiten sowie Prozesse digital abbilden und automatisieren können. So müssen sich beispielsweise eingehende Anträge automatisiert auslesen und digital weiterbearbeiten lassen. Dafür ist es unabdingbar, dass Dokumente behördenübergreifend, ohne Medienbrüche und manipulationssicher ausgetauscht werden können. Eine effiziente Unified-Communications-Lösung genau für dieses Einsatzszenario ist die OfficeMaster Suite des Berliner Unternehmens Ferrari electronic. Die innovative Software ermöglicht es Behörden, die täglichen Herausforderungen der modernen Kommunikation zu bewältigen – mit effizienten Workflows und kürzeren Bearbeitungszeiten sorgt sie für eine echte Entlastung der Verwaltung.

Für die öffentliche Verwaltung in Deutschland haben Sicherheit und Schutz von sensiblen Daten höchste Priorität. Die OfficeMaster Suite von Ferrari electronic, die verschiedenste Kommunikationskanäle wie Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, SMS und Voicemail auf einer einheitlichen Plattform vereint, stellt einen manipulationssicheren, DSGVO- und rechtskonformen Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen sicher.

Sichere Übertragung garantiert

Digitale Dokumente müssen zu jeder Zeit vor nicht autorisierten Zugriffen geschützt sein. Dies gewährleistet die OfficeMaster Suite mit dem Standard NGDX, der neben Schnelligkeit und Interoperabilität auch Rechtssicherheit verspricht. NGDX ermöglicht die Ende-zu-Ende- Übertragung von Dokumenten im PDF-Format inklusive Metadaten, aber auch von hybriden Formaten wie ZUGFeRD 2.1. Diese Dokumente werden verschlüsselt in das E-Mail-Postfach des Empfängers übertragen.

Weil bei der Übertragung sowohl Transportweg als auch Dokumente automatisch verschlüsselt werden, sind Vertraulichkeit und DSGVO- Konformität zu jeder Zeit gewährleistet. NGDX kombiniert dabei zwei verschiedene Verfahren zur Verschlüsselung: die asymmetrische und die symmetrische Verschlüsselung. Zusätzlich können Dokumente mit digitalen Signaturen oder Siegeln versehen werden. Die innovative Dokumentenübertragung ähnlich Cloud Relay bietet ein Sicherheitsniveau, das vergleichbar ist mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Integrierte Prozesse

Für eine reibungslose Automatisierung von Prozessen ist die Verarbeitung von Daten und Metadaten in Dokumenten von entscheidender Bedeutung. Auch hier schafft die OfficeMaster Suite Abhilfe. Via NGDX übertragene Dokumente können vom E-Mail-Postfach des Mitarbeiters nahtlos in Business-Process-Management- Systeme integriert und automatisiert weiterverarbeitet werden. Sollten Dokumente auf anderem Wege in das System gelangen, werden sie mittels Optical Character Recognition (OCR) mit einem Textlayer zur Texterkennung ausgestattet und auf diese Weise für die digitale Verarbeitung in nachgelagerten Systemen vorbereitet.

Fazit

Die OfficeMaster Suite revolutioniert die Art und Weise, wie Behörden kommunizieren und Dokumente austauschen. Mit ihren vielfältigen Funktionen bietet sie einen echten Mehrwert für den öffentlichen Sektor und trägt dazu bei, Prozesse zu beschleunigen, Kosten zu senken und die Sicherheit zu erhöhen – ein wertvoller Beitrag zur digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung.

Weitere Informationen unter:
www.ferrari-electronic.de
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