Profi-Werkzeug für Eigenbetrieb einer digitalen Poststelle

Medienbrüche bedingen Personalaufwände, verlangsamen Prozesse und eröffnen zugleich Fehlerpotenziale. Das gilt gerade auch für den Posteingang, wo tagtäglich Druckdokumente in unterschiedlichen Formaten ankommen und zur Bearbeitung möglichst schnell weitergereicht werden müssen. Vor diesem Hintergrund bietet die Gehring Group Unternehmen aller Art und Größe ihren selbstentwickelten Scan-Client ArchiCapture® an als besonders geeignetes Werkzeug für den Aufbau und Betrieb interner digitaler Poststellen.

Der Spezialist für Aktenarchivierung, -logistik und -pflege sowie Softwareentwicklung im Archivierungsumfeld hat die mit allen gängigen Profi-Scannern einsetzbare Lösung bislang ausschließlich für sein Dienstleistungsangebot als externe digitale Poststelle seiner Kunden genutzt. Damit eröffnet sich jetzt die Chance, den High-End-Scan-Client auch für unternehmensinterne digitale Poststellen einzusetzen; entsprechende Beratungs- und Supportleistungen der Gehring Group lassen sich nach Bedarf ganz individuell ergänzen.

ArchiCapture® realisiert nicht nur das effiziente Digitalisieren der Eingangspost, sondern insbesondere auch die automatisierte Übergabe der Dokumente in führende Enterprise-Resource- Planning (ERP)- und Enterprise-Content-Management (ECM)-Kundensysteme wie SAP, DATEV oder windream. Auf der Basis von OCR (Optical Character Recognition)-Volltexterkennung können je nach Qualität des Belegguts nahezu 100 Prozent der Inhalte automatisch identifiziert werden. Dies ermöglicht ein intelligentes Informationsmanagement mit Zuordnung der digitalen Dokumente an die richtige Person oder den entsprechenden Prozess.

„Die digitale Transformation bringt ungeahnte Effizienzpotenziale: Die Prozesse werden schneller und sicherer, was Zeit und Geld spart und letztlich die Wettbewerbsfähigkeit erhöht“, erklärt Nils Gehring, Gesellschafter und Mitglied der Geschäftsführung der Gehring Group GmbH. „Die digitale Poststelle ist ein greifbares Beispiel dafür, wie man mit vergleichsweise wenig Aufwand zukunftsfähige Abläufe etablieren kann, die sich tagtäglich in barer Münze auszahlen. Ab sofort ist ArchiCapture® für den Einsatz interner digitaler Poststellen verfügbar. Damit bieten wir unsere Expertise und Erfahrungen als langjähriger Dienstleister in diesem Bereich auch für den selbst organisierten Einsatz vor Ort an.“

Für ein formatunabhängiges Scannen lässt sich ArchiCapture® flexibel und modular an die Anforderungen im jeweiligen Unternehmen anpassen. Zu den ergänzenden Beratungsleistungen gehören das Einrichten der OCR-basierten Formularerkennung sowie das Einbinden der digitalen Poststelle in führende Systeme und Workflows. Darüber hinaus bietet die Gehring Group ihren Kunden nach Bedarf kontinuierliche Betreuung und Produkt-Support an, beides wahlweise auch per Fernzugriff.