Professionelle Bau-Vergabeverfahren und ein effektives Kostenmanagement beginnen in der kommunalen Verwaltung meist mit der Beschaffung einer geeigneten Software für Kostenplanung, Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung. Dass davon auch kleine Kommunen schnell profitieren, zeigt sich am Beispiel des Fachbereichs Technik beim Bauamt Markt Holzkirchen: Seit fünf Jahren werden in der oberbayerischen Gemeinde die Neubau- und vor allem Sanierungsprojekte am kommunalen Bestand mit der Software ARCHITEXT Pallas ausgeschrieben. Außerdem ist das Programm hier auch für Wartungs- und Volumenverträge der Kommune im Einsatz.

Vor dessen Einführung wurden die Leistungsverzeichnisse mit Excel erstellt, wobei vor allem die Formatierung sehr zeitaufwändig war. „Wir brauchten ein Ausschreibungsprogramm, das uns hier einfach effizienter macht und mit dem auch Änderungen schnell einzuarbeiten sind“, sagt Martin Eichner vom Gebäude- unterhalt des Marktbauamtes Holzkirchen. „Außerdem wollten wir unsere LVs als GAEB-Datei erstellen und solche Dateien auch exportieren und importieren können. Das ermöglicht uns nun ARCHITEXT Pallas.“

Die Kommune nutzt das Programm derzeit hauptsächlich für die Erstellung von Leistungsverzeichnissen (LV) sowie für den Preisspiegel, also die Auswertung der Angebote. Aber auch Abrechnung, Aufmaß und die Projektkostenübersicht werden damit ermöglicht.

Für die umfassende Sanierung des gemeindlichen Kindergartens 2020 wurden die LVs mit ARCHITEXT erstellt. Ausgeschrieben wurde für die Gewerke Gerüstbau, Zimmerer und Dachdecker, Spengler sowie Maler mit insgesamt 119 Einzelpositionen. Dabei sollte die alte Dacheindeckung entfernt, der Dachstuhl überprüft, gedämmt und neu eingedeckt werden. Zudem mussten sämtliche Fenster erneuert sowie die komplette Gebäudefassade und die Dachuntersicht gestrichen werden. Beim Eingang der Angebote erleichterte die GAEB-Schnittstelle der Software dann den Datenaustausch, denn sobald die LVs als GAEB-Datei vom Ingenieurbüro oder Bieter zurückgegeben werden, können diese mit ARCHITEXT eingelesen, bearbeitet und weiter verschickt (GAEB, DA11, X31, PDF, Druck) werden.

„Der wichtigste Vorteil, den uns das Programm bietet, ist die Zeitersparnis, weil wir neue LVs jetzt schneller erstellen und bestehende ganz einfach und schnell ändern können“, resümiert Martin Eichner. Dabei kann die Ausgabe dann in unterschiedlichen Varianten erfolgen, z.B. mit Lang- oder Kurztext, mit oder ohne Kostenansatz. „Außerdem haben wir alle Projekte und LVs immer strukturiert beieinander und sie können von jedem Anwender eingesehen werden.“

Auch in Hinblick auf die Anschaffungskosten zahlt sich eine AVA-Software schnell aus. „Schon bei nur zwei LVs pro Monat und der Nutzung des Programms bis zur Vergabe hat sich die Investition durch Effizienzsteigerungen in der Projektbearbeitung nach etwa zwei Jahren amortisiert“, ist Ergün Ayduran von der ARCHITEXT Software GmbH überzeugt. Werden monatlich vier bis sechs LVs erstellt, rechnet sich die Anschaffung schon nach weniger als einem Jahr.

Vor dem Kauf einer professionellen Vergabe- Software stehen Kommunen nicht selten vor der Frage, ob das vorhandene Know how ausreicht, um die AVA vergabekonform in Eigenregie durchzuführen. Dass der erfolgreichen Nutzung einer modernen AVA-Software auch in kleinen Verwaltungen nichts im Wege steht, zeigt sich in Holzkirchen: Nach der ersten Grundschulung durch den Anbieter, sorgten z.B. Windows Standardfunktionen für eine kurze Einarbeitung und ein intuitives Verständnis des neuen Programms. So werden die Projekte mit ARCHITEXT Pallas über die bekannte Baumstruktur verwaltet und praktische Funktionen wie Copy & Paste oder Drag & Drop ermöglicht.

„Wenn man die ersten zwei bis drei LVs erstellt hat, ist man auch schon mittendrin“, bestätigt Martin Eichner. Die verschiedenen Installationsmöglichkeiten der Software für Einzelplatz, Intranet, Terminal- Server usw. ermöglichen ihren Einsatz in öffentlichen Verwaltungen und Unternehmen aller Größenordnungen.

Weitere Informationen unter:
www.architext.de
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