Optimierung der Abläufe durch Gutschriftverfahren

Der kommunale Wasserversorger, die Kreiswerke Grevenbroich, hat in den letzten Jahren die abrechnungstechnischen Prozesse optimiert und das Gutschriftverfahren eingeführt. Dabei unterstützt die AVA- und Baukostenmanagementsoftware California.pro und deckt den gesamten Bauprozess von der Kostenplanung bis zur Abrechnung und Dokumentation ab.

Die it-basierte Begleitung beim Bau, Ausbau und Unterhalt von Netzen, Hausanschlüssen und Anlagen sowie Gebäuden ist eine der Schwerpunktaufgaben des Anwendungsspektrums der Software und das bei allen Sparten der Versorgung: Strom, Wärme, Wasser. California.pro deckt dabei die durch das Energiewirtschaftsgesetz und die Vorgaben der Bundesnetzagentur verschärften Anforderungen an eine transparente Kostendokumentation ab und unterstützt die Versorger durchgängig bei der Planung und Abrechnung rahmenvertragsbasierter Maßnahmen.

Auf der Grundlage einer europaweiten Ausschreibung im Jahr 2011 investieren die Kreiswerke jährlich ca. 4.5 Mio. Euro in Netzsanierungen, Erneuerungen von Hausanschlüssen, Reparaturmaßnahmen an Hydranten, Wasserrohren etc.. Die Jahres-Leistungsverzeichnisse für die entsprechenden Tätigkeiten hat man in California.pro hinterlegt. Bei Auftragsvergabe wird in der Versorgerlösung Schleupen eine Auftragsnummer angelegt und über die Schnittstelle in California.pro eingelesen, um diese dann dem entsprechenden LV zuzuweisen.

Im eigenen Aufmaßbüro arbeiten bis zu vier Aufmesser, die nach Mitteilung durch die Bauleitung das Aufmaß vor Ort erstellen. Danach geben diese die Massen und Mengen in California.pro ein. Jeden Freitag nehmen die Oberbauleiter der Auftragnehmer zusammen mit dem entsprechenden Mitarbeiter der Kreiswerke die ausgeführten Leistungen ab und erteilen nach der Prüfung die Freigabe. Daraufhin gibt die Aufmaß-Abteilung die Daten zur weiteren Bearbeitung an die Abteilung Rechnungsprüfung weiter. Hier erfolgt die Anlage zur Gutschrift. Auf Basis dieser Daten entsteht in California.pro die Gutschrift, die zwecks Auszahlung an die Buchhaltung weitergeleitet wird.

Die Kreiswerke Grevenbroich haben in mehreren Schritten die gesamte bautechnische Abrechnung aller anfallenden Baumaßnahmen in California.pro integriert. Dies beinhaltet die Ermittlung aller Massenansätze, die preisorientierte Anlage zur Gutschrift, die eigentliche Gutschrift sowie die Systemarchivierung. Obwohl die Kreiswerke keine projektbezogene Einzelplanung mittels California.pro durchführen, dienen die erfassten Abrechnungsdaten dem schnelleren Zugriff auf die entstandenen Kosten, bieten in der Darstellung mehr Transparenz, lassen sich besser dokumentieren und digital verwalten. Durch die Darstellung aller im Tiefbau anfallenden Sparten in California.pro sowie durch die Verknüpfung zur Versorgerlösung von Schleupen können budgetspezifische Auswertungen unmittelbar vorgenommen werden. Somit ist ein Gesamtüberblick jederzeit gewährleistet.

Win-win-Situation

Da im System die Leistungsverzeichnisse erfasst sind, können Abrechnungsprüfungen und die Erstellung und Auszahlung von Gutschriften zeitnah durchgeführt werden. Dadurch kann der Wasserversorger besser mit seinen geplanten Budgets arbeiten und die mühsame Rechnungskontrolle entfällt. Darüber hinaus reduzieren sich die Prozessschritte bei der Abrechnung der Fremdleistungen sowie der Abstimmungsaufwand zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer enorm. Auch für den Auftragnehmer bedeutet das Gutschriftverfahren eine beachtliche Minimierung des administrativen Aufwandes, da die Erstellung der Rechnungen entfällt.

Weitere Informationen unter:
www.gw-software.de
www.kw-gv.de
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