Digitalisierung und Vernetzung sind allgegenwärtige Themen, an denen kein Unternehmen und keine Organisation vorbeikommt. Das Ziel, moderne Arbeitswelten zu schaffen, gilt auch für Städte, Gemeinden und Kreise. Deutsche Kommunen müssen jetzt die Weichen stellen, um den steigenden Erwartungen von immer stärker vernetzten Bürgern/ Bürgerinnen gerecht zu werden.
Die Corona-Krise hat die Defizite bei der digitalen Ausstattung von Behörden und Verwaltung schonungslos offengelegt. Ein im März vorgelegtes Positionspapier des Bundesverbands der Deutschen Industrie fordert einen „radikalen Wandel in der deutschen Amtsstube“. Denn „Behörden waren nur unzureichend vorbereitet und in weiten Teilen völlig ungenügend digital fit“. Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, 575 Verwaltungsleis- tungen bis Ende 2022 auch online anzubieten. Um dieses ambitionierte Ziel zu erreichen, muss die Digitalisierung nun zügig und konsequent vorangetrieben und ein digitaler Dokumentenaustausch sowie digitale Workflows geschaffen werden.
Digitaler Aufbruch
Behörden sehen sich täglich mit der Bearbeitung unzähliger Dokumente konfrontiert, die sie intern und extern mit anderen Behörden, aber auch mit Bürgern oder Unternehmen teilen müssen. Wie hilfreich wäre hier ein digitaler Dokumentenaustausch, der medienbruchfreie Abstimmungsprozesse ermöglicht und etablierte Kennzeichnungssysteme wie Farben oder Formatierungen unterstützt. Die OfficeMaster Suite 7DX des Berliner UC-Herstellers Ferrari electronic bietet mit Next Generation Document Exchange (NGDX) ein solches Verfahren.
Vom papiergebundenen Prozess zum digitalen Workflow
Dokumente sind in Behörden häufig im Original einzureichen und werden manuell weiterbearbeitet. Dieses Verfahren ist aufwändig und bedarf einer Ablösung. Sinnvoll sind Lösungen, die papiergebundene mit digitalen Prozessen verbinden und hybride Dokumente, die von Menschen und von Maschinen lesbar sind, übertragen können. Auch die Kopplung an BPM-Systeme ist eine wesentliche Voraussetzung, um Dokumente automatisch zu erfassen und weitere Prozessschritte – wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen – zu initiieren.
Dokumentenaustausch auf die sichere Art
Öffentliche Verwaltungen und Kommunen unterliegen strengsten Datenschutzvorgaben. Dieser Verpflichtung werden sie gerecht, indem sie Dokumente End-to-end und verschlüsselt austauschen. Ein qualifizierter Sendebericht nach der erfolgreichen Übertragung erfüllt im Fall der Fälle die Beweispflicht vor Gericht. Die rechtskonforme und fristgerechte Bearbeitung von Vorgängen lässt sich belegen und der Inhalt der übertragenen Schriftstücke, Rechnungen, Unterlagen und Akten jederzeit verifizieren.
Flexibles Arbeiten, auch im Homeoffice
Das Homeoffice hat auch im Behördenalltag Einzug gehalten. Es wird nicht mehr ausschließlich in den Amtsstuben gearbeitet, denn letztlich ist es nicht entscheidend, wo gearbeitet wird, sondern dass moderne Arbeitswelten unterstützt und gelebt werden. Dieses Arbeitsmodell kann jedoch nur dann funktionieren, wenn die technischen Voraussetzungen ein flexibles, mobiles und sicheres Arbeiten zulassen. Gefragt sind Lösungen, die sich in den E-Mail-Client integrieren lassen und auch auf mobilen Endgeräten wie Laptops zur Verfügung stehen. Mitarbeiter können dann standortunabhängig und auf diversen Endgeräten arbeiten – der sichere Austausch von Dokumenten und die gewohnten Workflows sind auf jeden Fall gewährleistet.
Fazit
Den Weg zum papierlosen Büro haben viele Städte, Gemeinden und Kreise beschritten. Nun gilt es, durchgängige digitale Workflows zu schaffen und den Dokumentenaustausch zu optimieren. Medienbrüche und Lücken in Abstimmungsprozessen sollten dabei vermieden werden. Auch der behördenübergreifende Einsatz und der Verzicht von Insellösungen sind Voraussetzungen für den Erfolg.
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