Öffentliche Verwaltungen stehen heute mehr denn je unter Druck, die sinnvolle Verwendung von Fördermitteln nachzuweisen. Ein etablierter Prozess und passende Methoden für die Evaluation, also die systematische Untersuchung von Wirkung und Nutzen eines Projekts, sind daher von entscheidender Bedeutung. Doch für viele Verwaltungen sind Evaluationen Neuland.
Wer nachweisen kann, dass Fördermittel erfolgreich eingesetzt wurden, hat im Wettbewerb um neue Mittel gute Karten. Selbst wenn das Förderprogramm keinen strukturierten Nachweis der Wirksamkeit verlangt, machen Evaluationen und Bürgerbefragungen viel Sinn, weil sie die Qualität von Projekten und Maßnahmen deutlich erhöhen und eine wichtige Datengrundlage für die Ausrichtung zukünftiger Projekte darstellen.
Für viele kommunale Verwaltungen ist die Durchführung derartiger Erhebungen jedoch noch ungewohntes Terrain. Oft fehlt es nicht nur an Know-how über die effiziente Durchführung von Evaluationen, sondern auch an notwendigen Tools und geeigneten freien Personalressourcen für diese Aufgabe. Die bestehenden Teams sind meist bereits stark ausgelastet. Die Folge: Es müssen entweder Ressourcen und Know-how intern aufgebaut oder – was in der Regel effizienter ist – externe Ressourcen genutzt werden.
Woran erkennt man einen guten externen Evaluationsservice?
Das Auslagern von Evaluationen kann eine effiziente Lösung in öffentlichen Verwaltungen darstellen. Doch was zeichnet einen guten externen Evaluationsservice aus? Folgende Aspekte sind maßgeblich:
Expertise und Erfahrung: Ein qualifizierter Dienstleister für Evaluationen bringt umfangreiches Know-how und Erfahrung in diesem Bereich mit. Dazu gehört beispielsweise, passende Fragen für die Datenerhebung zu formulieren, Onlinefragebögen zu erstellen und den Rücklauf zu überprüfen. Die gewonnenen Daten sollten schnell und fundiert ausgewertet und die Aufbereitung der Ergebnisse auf die Anforderungen der Verwaltung zugeschnitten sein.
Kenntnisse über Förderprogramme: Ein guter Dienstleister sollte Kenntnisse über gängige Förderprogramme mitbringen und in der Lage sein, die Anforderungen dieser Programme in die Evaluation einfließen zu lassen. Ideal sind vorgefertigte Fragenkataloge und Berichtstemplates, die speziell auf die Anforderungen dieser Programme zugeschnitten sind. So kann der Dienstleister Best Practices für Befragungen und Ergebnisreports anwenden.
Ressourcen und Skalierbarkeit: Ein weiterer wichtiger Punkt sind ausreichende Ressourcen und die Skalierbarkeit des Service. Der Dienstleister sollte auch umfangreiche Evaluationen und Befragungen in angemessener Zeit durchführen können. Gleichzeitig sollte er flexibel genug sein, den Service an den Umfang und die Komplexität der jeweiligen Evaluation anzupassen.
Bewertungen und Referenzen: Schließlich können auch Bewertungen und Referenzen Aufschluss über die Qualität eines Dienstleisters geben. Erfahrungen anderer Verwaltungen liefern wertvolle Hinweise auf die Zuverlässigkeit, Professionalität und Kundenzufriedenheit.
Die Auswahl eines passenden externen Evaluationsservice kann den Druck auf öffentliche Verwaltungen erheblich reduzieren und zu einer erfolgreichen Projektumsetzung beitragen. Es lohnt sich, Zeit zu investieren, um einen Dienstleister zu finden, der den eigenen Bedürfnissen und Anforderungen entspricht.
Die Vorteile im Überblick
Die Auslagerung der Evaluationen an einen externen Dienstleister bietet eine Reihe von Vorteilen:
- Ressourcenschonung und Fokus auf das Wesentliche: Verwaltungen können den kompletten Evaluationsprozess auslagern, müssen damit kein spezifisches Know-how für Befragungen oder Evaluationen aufbauen und können sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.
- Hohe Ergebnisqualität durch Expertenwissen: Die Zusammenarbeit mit spezialisierten Dienstleistern ermöglicht den Zugang zu Best Practices und Erfahrungen sowie die Nutzung von etablierten Fragenpools und Umfragevorlagen.
- Positiver Abschluss geförderter Projekte: Hochwertige Evaluierungen stärken das Vertrauen der Geldgeber und verbessern die Aussichten auf zukünftige Förderungen. Zudem ermöglicht die externe Evaluation Vergleiche und Benchmarking mit anderen Regionen.
- Unvoreingenommener Blick von außen: Ein externer Dienstleister evaluiert unvoreingenommen und rational und liefert damit eine optimale Datengrundlage für Entscheidungen wie die zukünftige Projektausrichtung.
Die externe Durchführung von Evaluationen ist ein effektiver Weg, um dem wachsenden Bedarf an Nachweisen zur Wirksamkeit von Fördermitteln zu begegnen. Sie ermöglicht der kommunalen Verwaltung, von umfassendem Know-how und bewährten Prozessen zu profitieren, ohne zusätzliche interne Ressourcen aufbauen zu müssen. Lösungen wie die von der S-Management-Services entwickelte „evamuno“ unterstützen Kommunen, die Fördermittelevaluation samt Analyse und Ausgabe der Daten schnell und einfach durchzuführen.
