Der Landkreis Nienburg/Weser setzt seit Anfang 2024 auf ein vollständig digitales Baugenehmigungsverfahren. Grundlage dafür ist die Lösung Virtuelles Bauamt auf Basis der Plattform cit intelliForm. Rund 650 Bauanträge werden damit jedes Jahr nun medienbruchfrei bearbeitet – vom ersten Antrag bis zur finalen Genehmigung. Die Bilanz fällt nach wenigen Monaten bereits positiv aus: Die Bearbeitungszeiten haben sich verkürzt, die Kommunikation zwischen den Beteiligten wurde deutlich verbessert, und auch intern verzeichnet die Kreisverwaltung spürbare Entlastungen.
Kommunikationsplattform statt Papierakte
Im Zentrum des neuen Verfahrens steht ein digitaler Projektraum, der allen Beteiligten – von der Verwaltung über Entwurfsverfasser bis hin zu weiteren Fachstellen – als gemeinsame Arbeits- und Kommunikationsplattform dient. Notwendige Unterlagen werden dort gebündelt ausgetauscht, Nachforderungen lassen sich unmittelbar und ohne Verzögerung klären. Das Verfahren verläuft nicht länger sequenziell, sondern parallel, d.h. die Beteiligten können gleichzeitig agieren, was die Abläufe erheblich beschleunigt.
Auch die Baugenehmigung selbst wird über den Projektraum bereitgestellt. Antragstellende haben damit jederzeit Einblick in den aktuellen Verfahrensstand und die vorliegenden Unterlagen. Das bedeutet einen deutlichen Zugewinn an Transparenz gegenüber früheren papierbasierten Abläufen.
Ein neues Verständnis von Verwaltungsprozessen
Für die Kreisverwaltung bedeutete die Einführung der digitalen Lösung nicht lediglich eine Übertragung analoger Abläufe in ein neues Medium, sondern ein grundlegendes Umdenken. „Es ging nicht darum, Analoges zu digitalisieren, sondern um ein Neudenken der Verfahrensabläufe“, erläutert Angelika Sack, Leiterin des Fachbereichs Bauen beim Landkreis Nienburg/Weser.
Die Umstellung stellte deshalb auch an die Antragsteller neue Anforderungen: So sind für die Einreichung bestimmter Dokumente eine qualifizierte elektronische Signatur sowie die Nutzung der BundID mit Online-Ausweisfunktion erforderlich. Nach einer Anlaufphase hat sich das Verfahren jedoch gut etabliert.
Entlastung und Standardisierung in der Verwaltung
Auch innerhalb der Verwaltung zeigt sich die Wirkung der digitalen Umstellung. Die Zuordnung von Vorgängen erfolgt nun automatisiert, was die Sachbearbeitung spürbar entlastet. Durch die Verwendung des bundesweit standardisierten Datenformats XBau wird die Kommunikation einheitlicher und nachvollziehbarer – sowohl intern als auch mit Externen. Die Prozessqualität, insbesondere im Hinblick auf Dokumentation und Nachvollziehbarkeit, konnte somit deutlich gesteigert werden.
Begleitung durch Technologiepartner cit
Die technische Umsetzung erfolgte in enger Zusammenarbeit mit der cit GmbH, einem Anbieter von E-Government-Lösungen mit Schwerpunkt auf formularbasierten Prozessen. „Die cit stand uns beim Umstieg stets mit kurzfristigem und qualitativ hochwertigem Support zur Seite. Im Ergebnis sind wir mit dem Start der ausschließlich digitalen Bauantragstellung sehr zufrieden“, sagt Sack rückblickend.
Thilo Schuster, geschäftsführender Gesellschafter bei cit, sieht das Projekt als richtungsweisend: „Der Landkreis Nienburg/Weser zeigt eindrucksvoll, wie konsequente Digitalisierung auch komplexe kommunale Verwaltungsprozesse transparenter macht und vor allem deutlich beschleunigt. Mit cit intelliForm VBA haben wir eine flexible Lösung geschaffen, die sowohl heutigen Anforderungen gerecht wird als auch Raum für zukünftige Entwicklungen lässt – etwa im Bereich KI-gestützter Prüfverfahren oder BIM-Integration.“
Weitere Schritte in Richtung Automatisierung
Für die Verwaltung des Landkreises ist das Virtuelle Bauamt mehr als ein einzelnes Digitalisierungsprojekt – es ist ein strategischer Baustein für den weiteren Ausbau digitaler Prozesse. In den kommenden Jahren sollen weitere Verfahren standardisiert und automatisiert werden – ein wichtiger Schritt insbesondere mit Blick auf den zunehmenden Fachkräftemangel.
