Kommunen bauen auf digitale Prüfprozesse bei der Einhaltung der Prüftermine

Kommunen tragen als oberste Leitung die Verantwortung für die reibungslose Funktionalität aller kommunalen Betriebsgeräte und Gegenstände der Gemeinde.
Gemeindeeigentum unterliegt teils strengen Arbeitsschutzregelungen und gesetzlichen Prüfrichtlinien. Um Kontrollpflichten nachzukommen und den Überblick über betriebliches Inventar nicht zu verlieren, setzen Kommunen vermehrt digitale Software ein. Eine Dokumentations- und eine Inventarsoftware unterstützt dabei, relevante Prüfdaten abzufragen, zu verwalten und darüber hinaus Auswertungen zu ermöglichen.

Überwachungsbedürftige Betriebsmittel innerhalb der Wirtschaftsbetriebe einer Kommune gibt es reichlich. Sowohl in der Stadtverwaltung, in den Entsorgungsbetrieben, im Bauhof, in der Kläranlage als auch bei der Feuerwehr muss inventarisiert und auf den Arbeitsschutz geachtet werden. Die Liste der prüfpflichtigen Arbeitsmittel ist in vielen Städtischen Betrieben und in den Stadtwerken endlos lang. Hierzu gehören z.B. Elektrogeräte, Handgeräte, Druckbehälter, Einsatzfahrzeuge, Regale, Stapler, Türe Tore Fenster, Feuerlöscher und Leitern.

Nicht weniger betroffen sind auch die Verantwortlichen aus den Wirtschaftsbetrieben einer Stadt aus den Bereichen Sicherheit und Ordnung, Zuständige für die Einsatzfahrzeuge, Abwasserentsorgung, Friedhof, Land- und Gartenbau; denn auch hier muss ständig etwas gewartet und geprüft werden.

Bei so vielen Betriebsmitteln verliert man als Prüfplaner schnell den Überblick über die anstehenden Wartungen und Prüfungen. Eine Dokumentationssoftware bietet Kommunen und Wartungsunternehmen eine Schnittstelle zwischen Erfassung und Dokumentation. Alle beteiligten Akteure erhalten einen Überblick über den Wartungszustand aller prüfpflichtigen Arbeitsmittel sowie Zugriff auf fällige Wartungstermine. Die im Zuge der jeweiligen Wartung erhobenen Daten können via Wartungssoftware umgehend online dokumentiert und bei dem gewarteten Objekt hinterlegt werden. Ein verlässliches Beispiel für eine Prüfsoftware ist der „Wartungsplaner“ (www.wartungsplaner.de). Diese Softwarelösung wird von der Hoppe Unternehmensberatung angeboten und basiert auf der DIN EN ISO 9001 und entspricht den Empfehlungen der Berufsgenossenschaften für das Prüffristenmanagement. Der Wartungsplaner vereinfacht die Prüfung der Gemeindeinfrastruktur massiv.

Bei Nichteinhaltung der Prüfintervalle drohen Bußgelder

Jede öffentliche Einrichtung, ob Kindergärten, Schulen oder Feuerwehr, ist laut Arbeitsschutzgesetz und Berufsgenossenschaften zur regelmäßigen Überprüfung elektrischer Betriebsmittel verpflichtet. Geregelt ist dies in der „Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung“ (DGUV) Vorschrift 3. Für Kommunen und ihre Gemeinden stellen Wartung und Instandhaltungen oftmals intensive Herausforderungen hinsichtlich der Personalkapazität dar, die zudem einen hohen Organisationsaufwand erfordern. Bereits die kleinste Vernachlässigung bei der Einhaltung von Prüfintervallen kann ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen. Im Falle eines Verstoßes gegen die Wartungsfristen drohen den Kommunen Bußgelder und im schlimmsten Falle kann der Versicherungsschutz entfallen, wenn Wartungsintervalle nicht eingehalten werden. Im Schadensfall hat dies sogar unter Umständen strafrechtliche Konsequenzen für die Verantwortlichen.

Innovationssoftware bietet den Wirtschaftsbetrieben einer Kommune Transparenz für das Inventar

Ein weiteres Beispiel für eine innovative Software ist die Inventarsoftware der Hoppe Unternehmensberatung. Um vorhandenes Inventar in Kommunen und Betrieben ordnungsgemäß verwalten zu können, muss dessen Wert sowie Reparaturen und Neuanschaffungen verzeichnet werden. Innovatives Inventory Management basiert auf der Software, mit der Vermögensgegenstände schnell und komfortabel inventarisiert werden können. Hoppe hat seinen Fokus unter anderem auf die Verwendung der Software in Kommunen gelegt, in denen die Kämmerer mit einem doppischen Haushalts- und Rechnungswesen (Doppik) arbeiten. Damit entspricht die Inventarsoftware den Empfehlungen zur Führung von Bestandsverzeichnissen über das Sachanlagevermögen der kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung.

Damit die nächste Betriebsprüfung nicht zur Stolperfalle wird, werden Daten über den Anschaffungszeitpunkt und den Aufbewahrungsort von Einrichtungsgegenständen und Mobiliar gespeichert. Einzelne Vermögensgegenstände werden chronologisch in der Software aufgeführt, um anzuzeigen, wann Reparaturen durchgeführt wurden. Das Tool berücksichtigt darüber hinaus Garantiezeiten und eignet sich somit auch als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis.

Die Beschleunigung der Inventurprozesse und Reduktion manueller Fehler gelingt durch die Kombination der Software mit Barcodescannern. „Das ist insbesondere bei der Erstinventur hilfreich oder wenn ein Unternehmen oder eine Kommune dazu verpflichtet ist, eine Anlageninventur durchzuführen“, so Ulrich Hoppe, Senior Consultant bei der Hoppe Unternehmensberatung. Zuverlässige Ist-Bestände lassen sich generieren, indem der aktuelle Ist-Bestand der Inventargüter mit dem Soll-Bestand verglichen wird. Herkömmliche und zeitaufwändige Inventarisierung wird von der innovativen Barcodescannerlösung abgelöst, womit der tatsächliche Bestand der Inventargegenstände leicht und bequem erfasst werden kann.

Synergieeffekte durch Softwareeinsatz

Frei nach dem Motto „Von der Wiege bis zur Bahre, Formulare, Formulare“ verursachen papierbasierte Planprüfungen für viele Gemeinden Verzögerungen, Fehler und Ineffizienz. Um herkömmliche Prüfprozesse zu optimieren, bietet der Wartungsplaner die Funktion, Berichte mit nur wenigen Klicks via E-Mail, Dropbox, iTunes oder FTP-Server zu im- beziehungsweise exportieren. Das Datenhandling wird vereinfacht und findet in der Regel digital statt. Papierberge und hoher Ablageaufwand gehören der Vergangenheit an. Jedem Prüfgegenstand wird die gerade durchgeführte Aufgabe zugeordnet. Das können beispielsweise Wartungen, Instandhaltungen, Behebung von Störungen oder Reparaturen sein. Um ausführliche Protokolle der einzelnen Sicherheitsüberprüfungen zu hinterlegen, können Text-, Bild- und Sprachaufnahmen im Planungstool hinterlegt werden.

Die schrittweise Dokumentation der Prüfverfahren via Wartungsplaner sorgt für eine gelungene Organisation sowie die Identifikation von Schwachstellen und deren Korrektur. Mit einhergehender Transparenz werden Arbeitsprozesse automatisch verbessert. Rationelleres Arbeiten sowie verbesserte Wirtschaftlichkeit der Abläufe sind, neben der Förderung von Sicherheit, Gesundheitsschutz und Wohlbefinden der Mitarbeiter, wichtige Synergieeffekte. Damit einher geht die Steigerung der Motivation und Qualität des Verwaltungshandelns in kommunalen Betrieben.

Mit der Inventarsoftware hingegen können alle Anwender via Netzwerk parallel an entsprechender Inventarliste arbeiten. Ob Protokollierung von Kauf- und Verkaufsdaten oder die Zuordnung von Kostenstellen für einzelne Inventare – Inventurstammdaten lassen sich einfacher pflegen. Darüber hinaus können Rundumbestände definierter Büros gezielt gemanaged werden. Um langes Suchen und Recherchieren zu umgehen und tägliches Inventory Management zu vereinfachen, können via App erfasste Daten als CSV-Datei per E-Mail oder DropBox verschickt werden. In der eigens von Hoppe entwickelten App für iOS und Android Betriebssysteme können zudem Bilder, Filme oder Sprachaufnahmen für einzelne Inventargüter hinterlegt werden. Die Inventarsoftware verfügt über umfangreiche Im- und Exportfunktionen für Excel-, CSV- oder Access-Dateien. Somit bietet das Software-Management klare Vorteile im Vergleich zur herkömmlichen Listenführung auf Papierbasis.