Für Kommunen gilt die Pflicht, E-Rechnungen von ihren Dienstleistern und Geschäftspartnern anzunehmen, bereits seit Ende 2020. Die notwendigen digitalen Workflows zur Bearbeitung und GoBD-konformen Archivierung von Rechnungen, die etwa in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD gestellt werden, sollten also üblicherweise bereits etabliert sein. Dennoch kommt in dieses, aus Sicht kommunaler Verwaltungen gar nicht mehr so neue Thema, jetzt nochmal zusätzliche Bewegung:
Denn mit dem Starttermin für die E-Rechnung zum 1. Januar 2025 werden auch Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen annehmen und verarbeiten zu können. Auch wenn bis Ende 2026 noch Übergangsfristen gelten, ist daher doch zu erwarten: Hat ein Unternehmen die entsprechenden Voraussetzungen erst einmal geschaffen, wird es seine Rechnungsprozesse konsequent auf den digitalen Ablauf umstellen. Es ist daher von Vorteil, dass sich auch Kommunen während der Übergangszeit neben dem Empfang auch auf die Erstellung von E-Rechnungen bestmöglich vorbereiten. Dies wird sich bis hin zu elektronischen Gebührenbescheiden erstrecken, deren Status derzeit noch in Klärung ist.
Leistungsstarke Immobilienverwaltung jetzt auch bereit für die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen
Sofern in diesem Zusammenhang kommunale Liegenschaften beziehungsweise Immobilien betroffen sind, bietet der Immobiliensoftware-Anbieter CREM SOLUTIONS eine geeignete Lösung an: Um die gesetzlichen Anforderungen an die Entgegennahme, Bearbeitung und Archivierung von E-Rechnungen zu erfüllen, setzt das Unternehmen auf die Integration des digitalen Dokumentenmanagement-Systems DocuWare in seine Software iX-Haus. Bei sachgerechter Installation und Anwendung sind die mit DocuWare umgesetzten Prozesse revisionssicher und GoBD-konform – zum Beispiel durch die Dokumentation aller absolvierten Schritte bei der Bearbeitung und Freigabe von Rechnungsdokumenten.
Im Starterpaket lassen sich die erforderlichen Prozessschritte wie sachliche und rechnerische Prüfung, fachliche Freigabe sowie die finale Buchung listenbasiert den zuständigen Mitarbeitenden zuweisen. Auch ein Vier-Augen-Prinzip ist dabei digital abgebildet. Jede durchgeführte Prüfung wird durch einen digitalen Stempel belegt und dokumentiert. Das Starterpaket ist typischerweise bereits nach kurzer Zeit einsatzbereit.
Als Individuallösung steht zudem auch ein größeres Paket zur Verfügung, in dem die Prüfprozesse teilweise automatisch ablaufen. Damit können E-Rechnungen etwa direkt aus dem E-Mail-Posteingang in Microsoft Outlook importiert werden, ebenso lassen sich freigegebene Rechnungen in einer Buchhaltungs-Software erfassen.
Klare Mehrwerte durch breiten Funktionsumfang
Die Erstellung von E-Rechnungen in iX-Haus befindet sich aktuell im Entwicklungsprozess und wird im Laufe des Jahres 2025 und damit vor der Frist zur Erstellung von E-Rechnungen in den benötigten Formaten zur Verfügung stehen. Extrakosten werden dafür nicht anfallen. Da kommunale Liegenschaften oft ganz unterschiedlichen Immobiliensegmenten angehören, bietet eine flexible und vielseitige Immobilien-Software wie iX-Haus aber auch heute schon klare Vorteile bei deren effizienter Verwaltung. Dazu zählen etwa Funktionen wie eine automatisierte Erstellung von Betriebskostenabrechnungen, umfangreiches Meldungs- und Instandhaltungs-Management, die digitale Abbildung aller Prozesse rund um Zahlungen und Mieterwechsel sowie umfangreiche Unterstützung für Controlling und Reporting. Diese Mehrwerte machen iX-Haus auch für kommunales Immobilienmanagement überaus attraktiv.
