Seit 2019 entwickelt die do.it projekt-management aus Castrop-Rauxel gemeinsam mit Experten aus der Praxis die Webanwendung „KitaConnect“ zur Verwaltung von flexiblen Kindertageseinrichtungen.
Unser Schwesterunternehmen, die Kinderhaus Rasselbande gem. GmbH, ist Träger von acht Kindertageseinrichtungen in NRW, welche seit über 25 Jahren ein einzigartiges flexibles Betreuungskonzept umsetzt. Eltern haben die Möglichkeit, ihre Betreuungsstunden passgenau zu buchen und so zum Beispiel an unterschiedliche Arbeitszeitmodelle anzugleichen. Kinder können also auch nur an einzelnen Tagen oder nur am Nachmittag betreut werden. Zudem ist es möglich, die Betreuungszeiten monatlich anzupassen und kurzfristig Stunden hinzuzubuchen.
Bedarfsorientierte Kita Verwaltung leicht gemacht
Damit die Verwaltung der flexiblen Buchungen gelingt, wurde die Software „KitaConnect“ entwickelt. Bei der Entwicklung der Webanwendung haben wir besonders auf die Benutzerfreundlichkeit geachtet. Uns ist es wichtig, dass die Anwender die Software gerne nutzen. Regelmäßige Feedbackrunden mit pädagogisch Tätigen, Verwaltungskräften und Eltern helfen uns, dieses Ziel zu erreichen.
Unser Verwaltungsprogramm kann über jeden Browser direkt aufgerufen werden, es sind keine Installationen notwendig. Das Responsive Design ermöglicht eine geräteunabhängige Nutzung der Anwendung: Egal ob Smartphone, Tablet oder PC, die Inhalte werden immer übersichtlich dargestellt.
Mit KitaConnect können Träger mehrere Standorte gleichzeitig verwalten. Ein individuelles Berechtigungskonzept ermöglicht die genaue Steuerung, wer welchen Inhalt von welchem Standort einsehen oder bearbeiten kann. Alle Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung werden erfüllt. Die Software wird in Deutschland in einem zertifizierten Rechenzentrum gehostet.
Innovative Funktionen für den Betreuungsalltag
Familien nutzen ein Online ElternPortal, über welches sie die Betreuungszeiten ihrer Kinder verwalten können. Hier können auch wichtige Informationen zum Kind wie zum Beispiel Allergien, Notfallkontakte und weitere notwendige Daten hinterlegt werden. Neuigkeiten und Termine aus der Einrichtung sind über ein digitales Schwarzes Brett einsehbar. Auch die Kommunikation mit der Einrichtung kann über KitaConnect erfolgen.
Das pädagogische Personal in der Einrichtung erhält über eine interaktive Belegungsliste die Übersicht zu den Buchungszeiten der Kinder. Fehlzeiten werden direkt in der Belegungsliste erfasst. Somit ist es möglich für jeden Tag auszuwerten, wie viele Kinder zu welcher Uhrzeit in der Einrichtung betreut wurden.
Papierlose Verwaltung
Das Vergabeverfahren für Kinderbetreuungsplätze wird mit KitaConnect komplett digitalisiert. Betreuungsverträge lassen sich mit wenigen Klicks erstellen und sind für Eltern über das Online ElternPortal abrufbar. Unterschrieben wird der Vertrag über ein Tablet in der Einrichtung. Die gesamte
Vertragsverwaltung ist somit zu 100% digitalisiert und papierlos. Weitere benötigte Dokumente können im Online ElternPortal jederzeit hinterlegt werden. Zur Erleichterung des Auswahlverfahrens erhalten Eltern, die sich für einen Kinderbetreuungsplatz interessieren, per E-Mail einen Link zu einer kurzen Online-Abfrage. Die Angaben der Eltern werden hinsichtlich individueller Kriterien des Trägers automatisiert bewertet. Die Anzahl der Kinder, die für die verfügbaren Betreuungsplätze berücksichtigt werden können, wird dadurch unkompliziert reduziert.
Die Abrechnung von Verpflegungskosten kann über eine unkomplizierte Erfassung taggenau erfolgen. Monatlich werden Rechnungen automatisiert erstellt und per E-Mail an die Eltern versendet.
Integriertes MitarbeiterPortal mit digitaler Arbeitszeiterfassung
Über Mitarbeiterausweise erfassen die Beschäftigten ihre Arbeitszeiten an einem Zeiterfassungsterminal in der Einrichtung. Im Homeoffice ist dies auch direkt in der Software möglich. Eine Übersicht zu den erfassten Zeiten ist für die Beschäftigten im MitarbeiterPortal einsehbar. Darüber hinaus können Urlaubsanträge und Krankmeldungen online erfolgen.
Am Puls der Zeit – die Entwicklung von OGS Connect
Im Jahr 2021 haben wir den Bedarf an digitalen Verwaltungslösungen für den Bereich der offenen Ganztagsschulen erkannt. Besonders mit Blick auf den Rechtsanspruch der Erstklässler ab dem Jahr 2026 stehen Träger von offenen Ganztagsschulen vor einer enormen Herausforderung, welche sich ohne digitale Prozesse kaum bewältigen lassen wird. Aus diesem Grund haben wir eine angepasste Version von KitaConnect entwickelt, welche die OGS Verwaltung erleichtert: OGS Connect.
OGS Connect setzt sich aus einzelnen Bausteinen von KitaConnect zusammen. Alle Vorteile, die KitaConnect bietet, können somit auch für OGS Connect genutzt werden.
Digitale Zukunft gemeinsam gestalten
Mit uns gewinnen Sie einen Partner an Ihrer Seite, der versteht, wovon er spricht. Wir kennen die besonderen Anforderungen und Rahmenbedingungen im Bereich der Kinderbetreuung, da wir über unser Schwesterunternehmen, die Kinderhaus Rasselbande gem. GmbH, sehr nah an der Praxis sind.
Aus dieser Erfahrung wissen wir sehr gut, worauf es bei der Einführung einer digitalen Lösung ankommt und berücksichtigen bei einer Projektplanung daher auch immer individuelle Bedürfnisse.
Funktions-Highlights von KitaConnect und OGS Connect auf einen Blick:
- Digitalisiertes Aufnahmeverfahren
- Papierlose Betreuungsverträge
- Flexible Buchung der Betreuungszeiten
- Interaktive Belegungsliste
- Abrechnung von Verpflegungskosten
- Papierlose und automatisierte Rechnungsstellung
- Einfache Kommunikation
- Digitale Kinderakte
- Digitales Schwarzes Brett
- Arbeitszeiterfassung für Beschäftigte
Infos
- Anbieter: do.it projekt-management GmbH & Co. KG, Merklinder Str. 12, 44577 CastropRauxel
- Ansprechpartner: Lorenz Kirstein
- Kontakt: , 02305 639 70 10
- Anwendungen: KitaConnect und OGS Connect
- Homepages: www.do-it-management.de, www.connect-software.de, www.ogs-software.de