Am 29. April 2025 veranstaltete der QualitätsVerbund Planer am Bau seinen zweiten Online- BPMS-Erfahrungsaustausch, moderiert von Architektin Sylvia C. Schuster.
Mehr als 50 Teilnehmende aus Architektur- und Ingenieurbüros suchten den Erfahrungsaustausch zu Projektmanagement-Software mit anderen Anwendern. Dabei zeigte sich (nur) eine mittlere Zufriedenheit mit den aktuell eingesetzten Anwendungen, viele Büros sind auf der Suche nach einer (neuen) Software.
Mitarbeiter-Akzeptanz und klare Aufgaben- definitionen
Die Diskussion konzentrierte sich auf die Herausforderungen bei der Einführung und Nutzung von Projektmanagement-Software in Planungsbüros. Ein Teilnehmer beschrieb anschaulich die Schwierigkeiten bei der Projektabwicklung, insbesondere bei der klaren Definition von Aufgaben und Zuständigkeiten.
Die Akzeptanz und damit die durchgängige Anwendung solcher Tools bei den Mitarbeitenden stelle oft ein Kernproblem dar und erfordere längere Lernprozesse, um ein Gesamtverständnis für Projektmanagement zu entwickeln. Diskutiert wurden Vor- und Nachteile verschiedener Systeme, auch in Kombination mit Aufgabenverwaltungen wie Asana, awork oder work4all.
Bei den Branchenlösungen standen „moderne“ Systeme wie Projo oder ingo365 stark im Fokus, die Teilnehmenden haben aber erst wenig praktische Erfahrung mit diesen Tools.
BPMS: aktuelle Nutzungen, Herausforderungen und Chancen
Die aktuellen Nutzungen von BPMS sind so vielfältig wie das Planen und Bauen insgesamt: von Angeboten über (Projekt-) Controlling oder (HOAI-) Rechnungsstellung bis zur Zeiterfassung.
Als Herausforderungen werden die Suche nach der passenden Software, Schnittstellen zu anderen Systemen, die Ressourcenplanung sowie die Akzeptanz (bei den Mitarbeitenden) gesehen. Teilweise werde Software gekauft, „ohne zu wissen warum“, ohne vorher die zugrundeliegenden Prozesse überlegt zu haben. Und nach dem Kauf falle viel aufwändige und kleinteilige Arbeit an, ohne dass ein Erfolg offensichtlich wäre.
Dementsprechend sahen die Teilnehmenden Chancen insbesondere im Projektcontrolling und der Effizienzsteigerung sowie bei der Bürostruktur (Transparenz, Bürokennzahlen, Wirtschaftlichkeit).
Fazit: Weitere Erfahrungsaustausche gewünscht – zur Ablaufoptimierung, branchenspezifisch
Als wichtig bei der Implementierung und Nutzung von Software-Tools für Projektmanagement und Controlling wurden die Bedeutung der Klarheit über den Bedarf und die Notwendigkeit eines stufenweisen Aufbaus erachtet. Aus den eigenen Erfahrungen hoben die Teilnehmenden auch Schwierigkeiten beim Ineinandergreifen mehrerer Tools für verschiedene Aspekte im Gesamtprozess hervor.
Eine wesentliche Erkenntnis war, dass die Software nur ein Werkzeug ist – entscheidend sind die dahinterstehenden Prozesse. Einigkeit bestand im Wunsch, den Erfahrungsaustausch regelmäßig fortzusetzen, schwerpunktmäßig zur allgemeinen Büroorganisation und Ablaufoptimierung sowie zu branchenspezifischen Produktvergleichen, z.B. im Bereich der TGA.
www.planer-am-bau.de