Kommunen tragen die Verantwortung für die Funktionalität aller Betriebsgeräte und Gegenstände der Gemeinde. Deren Eigentum unterliegt teils strengen Arbeitsschutzregelungen und gesetzlichen Prüfrichtlinien. Um Kontrollpflichten nachzukommen und den Überblick nicht zu verlieren, setzen Kommunen vermehrt auf Software. Gerade die Inventarisierung der Geräte und Gegenstände erfordert große Sorgfalt, damit jederzeit ein aktueller Überblick über das Inventar, dessen Wert und etwaige Reparaturen oder Neuanschaffungen vorliegt. Ein durchdachtes Inventory Management hilft dabei, Vermögensgegenstände schnell und komfortabel zu verwalten und richtige Entscheidungen zu treffen, etwa, wenn Neuanschaffungen oder Reparaturen anstehen.
Egal, ob in der Stadtverwaltung, den Entsorgungsbetrieben oder bei der kommunalen Feuerwehr: Kommunen unterhalten viele Betriebsstätten, die eine Inventarisierung erfordern. Gerade die Liste der prüfpflichtigen Arbeitsmittel in städtischen Betrieben ist lang. Hierzu gehören zum Beispiel EDV-Geräte, Elektrogeräte und Einsatzfahrzeuge. Im Bereich Sicherheit und Ordnung, bei der Abwasserentsorgung, sogar auf dem Friedhof: Inventarmanagement geht alle an.
Was muss eine gute Inventar Software können
Um das Inventar in Kommunen und Betrieben ordnungsgemäß verwalten zu können, müssen umfangreiche Daten erfasst werden. Inventory Manager benötigen Informationen über den Anschaffungszeitpunkt und den Aufbewahrungsort von Einrichtungsgegenständen und Mobiliar, über seinen Wert, eventuelle Reparaturen und Neukäufe. Innovatives Inventory Management fußt deswegen auf einer Software, mit der Vermögensgegenstände schnell und komfortabel inventarisiert werden können.
Das Inventar sollte sich dabei leicht einer bestimmten Kostenstelle, Gruppe oder Kategorie zuordnen lassen. Für jeden einzelnen Vermögensgegenstand sollte die Software zudem eine Historie anlegen, um zum Beispiel schnell erkennen zu können, wann Reparaturen durchgeführt wurden. Berücksichtigt die Lösung zudem Garantiezeiten, eignet sie sich als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis. Weiteres wichtiges Feature in der Praxis: Die Software sollte mandantenfähig sein, so dass mehrere Mitarbeiter sie parallel nutzen können, ohne dass der eine die Daten des anderen einsehen kann.
Papierlos auf dem Weg zur digitalen Inventarisierung
„Angesichts solcher Anforderungen dürfte schnell klar sein, dass das Anbringen eines Inventaretiketts keineswegs ausreicht, um alle Verpflichtungen abzudecken“, erklärt Ulrich Hoppe, Consultant der Hoppe Unternehmensberatung. Er hat mit seinem Team eine Inventarsoftware entwickelt, die Kommunen einen schnellen und komfortablen Überblick über ihre Vermögensgegenstände bietet. Sie ist besonders geeignet für Städte und Gemeinden, in denen die Kämmerer mit einem doppischen Haushalts- und Rechnungswesen (Doppik) arbeiten. Hier entspricht die Inventarsoftware den Empfehlungen zur Führung von Bestandsverzeichnissen über das Sachanlagevermögen der kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung.
So funktioniert die Erstdatenerfassung der Inventargüter
Zunächst erfasst die Inventarsoftware sämtliche Räume und deren Grundrisse. Vordefinierte Eingabefelder für Ort, Gruppe und Kategorie vereinfachen die Ersterfassung. Die Darstellung ist an der bekannten Baumstruktur des Windows Explorers angelehnt und unterteilt sich in bis zu vier hierarchisch geordnete Ebenen nach Kategorie, Kostenstelle und Ort. Zu jedem inventarisierten Gegenstand können Anhänge wie etwa Bilder, Bedienungsanleitungen oder Rechnungen hinzugefügt werden. Im Inventar-Check können die Daten des Inventarplaners zusammengefasst und grafisch dargestellt werden.
Mit der Inventarsoftware können alle Anwender via Netzwerk parallel an entsprechender Inventarliste arbeiten. Ob Protokollierung von Kauf- und Verkaufsdaten oder die Zuordnung von Kostenstellen für einzelne Inventare – Inventurstammdaten lassen sich einfacher pflegen.
Scannerlösung statt aufwendiger Inventarisierung
Für eine schnelle Inventarisierung werden oft Barcodes eingesetzt, die auf Möbelstücke und Geräte geklebt werden. IT-Ausstattung wie Computer, Drucker oder Notebooks werden in der Regel über die Seriennummer inventarisiert. Einzelne Merkmale des Inventars werden aber immer noch manuell erfasst, was ein erhebliches Fehlerrisiko birgt. Die Kombination aus Inventarsoftware und Barcodescannern hilft, diese Fehler zu reduzieren und den Inventurprozess zu beschleunigen. „Das ist insbesondere bei der Erstinventur hilfreich oder, wenn eine Kommune dazu verpflichtet ist, eine Anlageninventur durchzuführen“, so Ulrich Hoppe.
Zuverlässige Ist-Bestände lassen sich generieren, indem der aktuelle Bestand der Inventargüter mit dem Soll-Bestand verglichen wird. Herkömmliche und zeitaufwändige Inventarisierung wird von der Barcodescannerlösung abgelöst, womit der tatsächliche Bestand der Inventargegenstände aufgenommen wird. Für die noch einfachere Erfassung von Barcodes hat Hoppe eine App für iOS und Android entwickelt. Zu jedem Inventargut erfasst sie ein Bild, einen Film oder eine Sprachaufnahme.
Optional können sogar Geo-Daten für jeden Datensatz gespeichert werden. Für jede Inventargruppe können darüber hinaus selbst definierte Auswahllisten erstellt werden. Auch die Sortierung, Filterung und die Suche nach Inventargegenständen erleichtert die tägliche Arbeit. Die via App erfassten Daten können als CSV-Datei per E-Mail oder DropBox verschickt werden. Die Inventarsoftware verfügt hierzu über eine umfangreiche Im- und Exportfunktion für Excel-, CSV- oder Access-Dateien.
www.Inventarsoftware.de