Inventar einfach erfassen und übersichtlich verwalten

Als die Germany Trade & Invest (GTAI) von einer Behörde in eine Gesellschaft des Bundes umgewandelt wurde, stand neben den organisatorischen Änderungen auch eine genaue Erfassung des Inventars an. Mit der Inventarsoftware der Hoppe Unternehmensberatung hat die Gesellschaft eine nachhaltige Lösung gefunden, um auch in Zukunft alle Neuzugänge und Änderungen der Vermögensgegenstände transparent erfassen und verwalten zu können.

Die Germany Trade & Invest, kurz: GTAI, vermarktet als Gesellschaft für Außenwirtschaft und Standortmarketing den Wirtschafts- und Technologiestandort Deutschland im Ausland, informiert deutsche Unternehmen über Auslandsmärkte und begleitet ausländische Unternehmen bei der Ansiedlung in Deutschland. Für bestmögliche Unterstützung der in- und ausländischen Kunden sorgen die Mitarbeiter im Inland – verteilt auf die Standorte in Berlin und in Bonn. Die weiteren Mitarbeiter sind weltweit verteilt, um vor Ort Informationen über Auslandsmärkte zu recherchieren und dortigen Unternehmen bei der Ansiedlung in Deutschland helfen zu können.

Als die frühere Behörde in eine Gesellschaft des Bundes umgewandelt wurde, standen die Verantwortlichen auch vor der Herausforderung, den gesamten Bestand an körperlichen Vermögensgegenständen an allen Standorten zu inventarisieren. Dabei ging es um mehr als nur eine einmalige Erfassung des Inventars. „Neuzugänge, Umzüge und Entsorgung von Inventargütern sollten übersichtlich und nachvollziehbar dargestellt werden“, wie Herr Peter Wasser, Leiter Service & Facility Management der Germany Trade & Invest, erklärt.

Transparenz und einfache Erfassung als Kriterien für die neue Inventarisierungssoftware

Die GTAI suchte nach einem geeigneten Lösungsanbieter, der bei dieser Aufgabe unterstützen konnte. Nach einer entsprechenden Markterkundung und Preisermittlung fiel die Wahl auf die Inventarsoftware der Hoppe Unternehmensberatung. (http://www.Inventarsoftware.de)

Das Dienstleistungsunternehmen im Bereich der Inventarisierung hat über 15 Jahre Know-How in die Entwicklung einer modernen, leicht bedienbaren Softwarelösung investiert. Über 3.300 Firmen und Kommunen mit über 8.000 Anwendern haben die Inventarsoftware laut Herstellerangaben bereits im Einsatz. 
Als entscheidende Kriterien für die Software- Auswahl bei GTAI nennt Peter Wasser: Anwenderfreundlichkeit, Transparenz der Inventargüter durch einfache Erfassung und einen übersichtlichen Abgleich der Vermögensgegenstände sowie die niedrigen Kosten. Der Dienstleister legte bei der Entwicklung zudem Wert auf die Flexibilität und Zukunftssicherheit, indem eine offene Software-Architektur verwendet wurde. „Jeder Kunde erhält eine Lösung, die individuell auf seine Bedürfnisse angepasst ist“, unterstreicht Senior Consultant Christian Hoppe.

Die Inventarsoftware entspricht dabei auch den „Empfehlungen zur Führung von Bestandsverzeichnissen über das Sachanlagevermögen“ gemäß der kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung (KGSt).

Gründliche Vorbereitung und Organisation nach Inventararten sichern den Projekterfolg

Bevor man mit der Umsetzung begann, wurden zunächst die Anwender geschult und mit der neuen Software vertraut gemacht. Alle Inventargüter wurden dann mit Barcode-Etiketten, die ebenfalls von der Hoppe Unternehmensberatung bereitgestellt wurden, gekennzeichnet. Anschließend nahmen externe Mitarbeiter mit Hilfe der Inventarsoftware die Bestände in Bonn und Berlin auf. Die Auslandsstandorte wurden mit Hilfe vorhandener Inventarlisten erfasst.

Die Erfassung des Inventars wurde bei der GTAI nach Inventararten organisiert. Insgesamt wurden Mobiliar in Berlin, Ausstattungsgegenstände in Bonn und Geräte im Ausland erfasst.

Eigene Mandanten pro Standort und Erfassung der gesamten Historie bringen Übersicht in die Inventar-Verwaltung

Im Einzelnen funktioniert das folgendermaßen: Für jedes Inventargut legt die Inventarsoftware einen eigenen Datensatz an. Hier werden alle relevanten Informationen erfasst und in übersichtlicher Darstellung verwaltet. Die Inventarsoftware „merkt“ sich den Namen, notiert eine Beschreibung, speichert Bilder und notiert den Raum, in dem der Gegenstand steht. Über die Inventarverwaltung werden auch alle durchgeführten Veränderungen für jeden Inventargegenstand in einer Historie protokolliert, also z. B. Wechsel des Raums, des Gebäudes, der Nutzer oder Änderung des Zustands.
„Mit dem Einsatz der Inventarsoftware haben wir weitere Transparenz unserer Vermögensgegenstände geschaffen, sowie eine hervorragende Entscheidungshilfe für Neuanschaffungen oder Entsorgung“, so Herr Peter Wasser.

Jedem Standort wurde im Rahmen der Software ein eigener Mandant zugewiesen. Neuzugänge, Umzüge und Entsorgung von Inventargütern werden vom Bereich Service & Facility Management direkt nachgehalten.

Aufgrund der hohen Anzahl der Vermögensgegenstände, die verwaltet werden müssen, kommt ein mobiler Barcodescanner zur Erfassung der Inventargüter zum Einsatz. Die mit Barcode-Etiketten gekennzeichneten Inventargüter werden somit direkt erfasst. Die Daten des Scanners werden in die Inventarsoftware übertragen. Jede Veränderung, wie etwa Änderung von Kostenstelle oder Raum, wird mit aufgezeichnet.

Inventar-App erleichtert den Datenaustausch zwischen den Standorten

Inzwischen nutzt man bei der GTAI auch die neu entwickelte Inventar-App, die sowohl für das i-Phone als auch für Android verfügbar ist. Damit lassen sich die Barcode Etiketten direkt per Smartphone erfassen, zusätzlich kann man auch Bilder, Audiodateien oder ­Videos aufzeichnen und den jeweiligen Inventargegenständen zuordnen, optional ist die Erfassung der Geodaten möglich. Zur besseren Übersicht kann der Nutzer eigene Gruppen für die Inventargegenstände erstellen und über die Filter- und Sortierfunktion schnell auf die Daten des gesuchten Gegenstandes zugreifen bzw. einen Überblick zum Bestand erhalten. Für die GTAI mit ihren vielen internationalen Standorten ist die Datenaustausch-Funktion besonders praktisch: Die Daten werden in einer CSV Datei gespeichert und sind via E-Mail, Dropbox oder FTP-Server übertragbar.

Ergebnis

Den größten Vorteil der neuen Software-Lösung sieht die GTAI in der logisch aufgebauten Struktur der Daten und der Mandantenfähigkeit der Inventarsoftware. „Das hat uns geholfen unsere Geschäftsprozesse weiter zu optimieren. Und durch die ständige Weiterentwicklung der Inventarsoftware durch die HOPPE Unternehmensberatung ist die Germany Trade & Invest immer auf dem neuesten Stand“, resümiert Peter Wasser.