Wie Prüfmanagement gelingen kann: drei Tipps für Kommunen

 Kommunen oder öffentliche Einrichtungen müssen im Tagesgeschäft vieles berücksichtigen und im Auge behalten: Sie tragen als oberste Leitung die Verantwortung für die reibungslose Funktionalität aller kommunalen Betriebsgeräte und Gegenstände. Hinzu kommt, dass Gemeindeeigentum teils strengen Arbeitsschutzregelungen und gesetzlichen Prüfrichtlinien unterliegt. Doch die regelmäßigen Prüfungen und festgelegten Prüfintervalle sowie jede Menge Wartungsauflagen können Gemeinden und Städte in Bedrängnis bringen: Sie sind zum einen mit einem hohem Personal- und Organisationsaufwand verbunden. Zum anderen steigen die Anforderungen kontinuierlich – Diese drei Tipps helfen, Fehler zu vermeiden und den Überblick über das betriebliche Inventar sowie die Pflichten zu bewahren.

 In der Stadtverwaltung, den Entsorgungsbetrieben, dem Bauhof oder der Feuerwehr: Überwachungsbedürftige Betriebsmittel in den Wirtschaftsbetrieben einer Kommune gibt es reichlich. Die Liste der prüfpflichtigen Arbeitsmittel ist in städtischen Betrieben und den Stadtwerken endlos lang. Hierzu gehören z.B. Elektrogeräte, Druckbehälter, Einsatzfahrzeuge, Regale, Türe und Fenster, Feuerlöscher und Leitern. Auch in den Bereichen Sicherheit und Ordnung, Abwasserentsorgung oder auf dem Friedhof stehen Wartungen und Geräteprüfungen regelmäßig ins Haus.

Denn jede öffentliche Einrichtung, ob Kindergärten, Schulen oder Feuerwehr, ist laut Arbeitsschutzgesetz und Berufsgenossenschaften zur regelmäßigen Überprüfung elektrischer Betriebsmittel verpflichtet. Geregelt ist dies in der „Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung“ (DGUV) Vorschrift 3. Für Kommunen stellen Wartung und Instandhaltungen oft  eine Herausforderung dar, die viel Personal bindet und einen hohen Organisationsaufwand erfordert.

Eine Dokumentations- und eine Inventarsoftware unterstützen Kommunen dabei, relevante Prüfdaten abzufragen, zu verwalten und darüber hinaus Auswertungen zu ermöglichen. Gutes Prüffristenmanagement beruht auf den drei Säulen Überblick, Planung und Dokumentation. Wer diese berücksichtigt, hat bei einer anstehenden Betriebsprüfung oder Revision keine schlaflosen Nächte mehr.

1. Überblick über Inventar, Geräte und Fristen erhalten

Um den vorgeschriebenen Kontrollpflichten nachzukommen, benötigt man zuallererst den Überblick über das betriebliche Inventar. Eine entsprechende Software (https://www.inventarsoftware.de/), die auf die Bedürfnisse von Kommunen zugeschnitten ist, hilft dabei, ein genaues Bestandsverzeichnis über alle Vermögensgegenstände zu führen. Die Inventarsoftware erfasst darüber hinaus die Garantiezeiten und die vorgenommenen Reparaturen, was wichtig für die Prüfungen ist. Daher ist die Inventarsoftware auch als rechtssicherer Versicherungsnachweis geeignet.

Ein gutes Tool umfasst Inventarlisten und -historie, Kaufbelege, Bewegungen und Nutzer der Assets. Wer den Überblick über sein Inventar, dessen Wert, über Neuanschaffungen und Verkäufe hat, der muss keine mehr Prüfung scheuen. Wichtig für Kommunen: Eine gute Software muss das doppische Haushalts- und Rechnungswesen abbilden können und sollte den Empfehlungen zur Führung von Bestandsverzeichnissen über das Sachanlagevermögen der kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung entsprechen.

Doch eine genaue Inventarisierung ist nicht alles. Wer den Arbeitsschutz ernst nimmt, braucht zudem ein Tool, um seine Wartungen zuverlässig zu verwalten. Als optimale Ergänzung zur Inventarsoftware ermöglicht es Kommunen zum einen den Überblick über den Umfang der prüfpflichtigen Geräte. Die Mitarbeiter erhalten zum anderen Informationen über den Wartungszustand der prüfpflichtigen Arbeitsmittel sowie Zugriff auf fällige Wartungstermine.

 2.  Vorbereiten und planen

Prüftermine und Wartungen müssen geplant und sorgfältig terminiert werden. So lässt sich vermeiden, dass Wartungsturnusse mit anderen Vorgängen kollidieren, Anlagen ausfallen, weil Ersatzteile nicht rechtzeitig vorliegen oder Terminabstimmungen nicht möglich sind, weil die zuständigen Mitarbeiter außer Haus sind. Vor allem zyklisch wiederkehrende Wartungen erfordern ein genaues Timing mit der Instandhaltung.

Ein Wartungsplaner (https://www.wartungsplaner.de/) hilft, die oft holprige Koordination der notwendigen Arbeitsschritte zu glätten. Für eine gute Planung und flüssige Organisation ist es deswegen unerlässlich, die Lebensakten der prüfpflichtigen Geräte zu kennen. Im Idealfall werden jedem Betriebsgegenstand die gesetzlich vorgeschriebenen Wartungen, Instandhaltungen, Behebung von Störungen oder Reparaturen zugeordnet – mit einer entsprechenden Software ein Kinderspiel. Hinzu kommt, dass die Prüfungen dann nicht mehr zwischen mehreren Systemen oder Tools abgestimmt werden müssen, da es keine Schnittstellenproblematik gibt. Die Fehleranfälligkeit sinkt.

3. Genau dokumentieren

Wurden Arbeitsmittel und Geräte geprüft, ist es notwendig, die Ergebnisse zu dokumentieren: Nachvollziehbar, leicht auffindbar und am besten zentral, so dass jeder Zugriff hat, der ihn benötigt. Die Dokumentation von Prüfungen, Wartungen und Reparaturen händisch auf Papier oder in selbst programmierten Excel-Tabellen wird zwar noch oft so gehandhabt, ist aber keine zeitgemäße Lösung mehr. Sie ist zeitintensiv und fehleranfällig, der Verwaltungsaufwand und die manuelle Arbeit für die Angestellten sind enorm.

Mit einer Software gehören Papierberge und hoher Ablageaufwand der Vergangenheit an. Sie optimiert Prüfprozesse und dokumentiert die Ergebnisse von Wartung und Instandhaltung im System. Alle relevanten Informationen sind so für die Zuständigen mit einem Klick verfügbar. Diese Übersicht macht es möglich, Schwachstellen in den Abläufen zu identifizieren und zu korrigieren, die Transparenz hilft, Arbeitsprozesse zu optimieren. Rationelleres Arbeiten sowie verbesserte Wirtschaftlichkeit der Abläufe sind, neben der Förderung von Sicherheit, Gesundheitsschutz und Wohlbefinden der Mitarbeiter, wichtige Synergieeffekte. Damit einher geht die Steigerung der Motivation und Qualität des Verwaltungshandelns in kommunalen Betrieben.

Ein ganz wichtiger Faktor für Kommunen abgesehen von der steigenden Effizienz der Abläufe: Die Software bietet eine rechtskonforme Dokumentation und damit Rechtssicherheit. Ein Wirtschaftsbetrieb kann leicht nachweisen, dass Prüfungen korrekt und in den vorgeschriebenen Zeiträumen stattgefunden haben und kann beweisen, dass genug getan wurde, um Ausfälle und Arbeitsunfälle zu verhindern.

Worst Case Szenarien abwenden

Das Problem für Kommunen: Nachlässigkeit bei der Einhaltung von Prüfintervallen kann ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen. Im Falle eines Verstoßes gegen die Wartungsfristen drohen Bußgelder und im schlimmsten Falle kann der Versicherungsschutz entfallen, wenn Wartungsintervalle nicht eingehalten werden. Im Schadensfall hat dies unter Umständen strafrechtliche Konsequenzen für die Verantwortlichen. Wartungsplaner und Inventarsoftware verhindern diese gefürchteten Szenarien und schaffen optimale Voraussetzungen für den Arbeitsschutz. Unfälle und Ausfallzeiten werden minimiert. Mit diesem digitalisierten Prüf- und Wartungsmanagement wird ein zeitgemäßer und rechtskonformer Arbeitsschutz möglich, der einfach, sicher und wirtschaftlich ist.

Wartungsplaner und Inventarsoftware der Hoppe Unternehmensberatung

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Der Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung (https://www.wartungsplaner.de/) basiert auf der DIN EN ISO 9001 und entspricht den Empfehlungen der Berufsgenossenschaften für das Prüffristenmanagement. Er deckt alle Ansprüche in der Instandhaltung in einem System ab und macht die übersichtliche Erfassung von Störungen, Instandhaltungsarbeiten, Prüfungen, Wartungen und Reparaturen möglich. Integriert in die Software sind mobile Lösungen per Scanner oder App für iOS und Android. Um ausführliche Protokolle der Sicherheitsüberprüfungen zu hinterlegen, können Text-, Bild- und Sprachaufnahmen hinterlegt werden. Zur Optimierung von Prüfprozessen bietet das Tool Import- und Exportfunktionen. Berichte können mit wenigen Klicks via E-Mail, Dropbox, iTunes oder FTP-Server weitergeleitet werden. So werden die Vorteile elektronischen Prüffristenmanagements voll ausgeschöpft. Die Software reduziert den Aufwand der Administration von Wartungen auf ein Minimum, was Kapazitäten freisetzt und Geld spart. Sie stellt aktuelle und übersichtliche Auswertungen sowie sämtliche wirtschaftliche Kennzahlen der Instandhaltung zur Verfügung, um den Optimierungsprozess im Betrieb voran zu treiben. Zudem bietet sie Rechtssicherheit.

 

Die Inventarsoftware aus dem Hause Hoppe bietet eine einfache und übersichtliche Erfassung und Pflege der Inventarstammdaten. Sie erfüllt die Vorgaben des Handelsgesetzbuchs. Das Tool unterstützt die Arbeit im Team: Alle Anwender können via Netzwerk parallel arbeiten. Ob Protokollierung von Kauf- und Verkaufsdaten oder die Zuordnung von Kostenstellen für einzelne Inventare – die Software kann alles abbilden. Darüber hinaus können Rundumbestände definierter Büros gezielt gemanaged werden. Um langes Suchen zu umgehen und tägliches Inventory Management zu vereinfachen, können via App erfasste Daten als CSV-Datei per E-Mail oder DropBox verschickt werden. In der eigens von Hoppe entwickelten App für iOS und Android Betriebssysteme können zudem Bilder, Filme oder Sprachaufnahmen für einzelne Inventargüter hinterlegt werden. Die Inventarsoftware verfügt über umfangreiche Im- und Exportfunktionen für Excel-, CSV- oder Access-Dateien.

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Autor: Ulrich Hoppe Senior Consultant HOPPE Unternehmensberatung Arbeitsschutz + Arbeitssicherheit

 

 Ausführliche Informationen und eine kostenlose Demo-CD finden Sie unter:

www.wartungsplaner.de

 

 Bildnachweis: Hoppe Unternehmensberatung;fotolia