Kommunen oder öffentliche Einrichtungen müssen im Tagesgeschäft vieles berücksichtigen und im Auge behalten: Sie tragen als oberste Leitung die Verantwortung für die reibungslose Funktionalität aller kommunalen Betriebsgeräte und Gegenstände. Hinzu kommt, dass Gemeindeeigentum teils strengen Arbeitsschutzregelungen und gesetzlichen Prüfrichtlinien unterliegt. Doch die regelmäßigen Prüfungen und festgelegten Prüfintervalle sowie jede Menge Wartungsauflagen können Gemeinden und Städte in Bedrängnis bringen: Sie sind zum einen mit einem hohem Personal- und Organisationsaufwand verbunden. Zum anderen steigen die Anforderungen kontinuierlich – Diese drei Tipps helfen, Fehler zu vermeiden und den Überblick über das betriebliche Inventar sowie die Pflichten zu bewahren.
1. Überblick über Inventar, Geräte und Fristen erhalten
Um den vorgeschriebenen Kontrollpflichten nachzukommen, benötigt man zuallererst den Überblick über das betriebliche Inventar. Eine entsprechende Software
(https://www.Inventarsoftware.de), die auf die Bedürfnisse von Kommunen zugeschnitten ist, hilft dabei, ein genaues Bestandsverzeichnis über alle Vermögensgegenstände zu führen. Die Inventarsoftware erfasst darüber hinaus die Garantiezeiten und die vorgenommenen Reparaturen, was wichtig für die Prüfungen ist. Daher ist die Inventarsoftware auch als rechtssicherer Versicherungsnachweis geeignet.
Ein gutes Tool umfasst Inventarlisten und -historie, Kaufbelege, Bewegungen und Nutzer der Assets. Wer den Überblick über sein Inventar, dessen Wert, über Neuanschaffungen und Verkäufe hat, der muss keine Prüfung mehr scheuen. Wichtig für Kommunen: Eine gute Software muss das doppische Haushalts- und Rechnungswesen abbilden können und sollte den Empfehlungen zur Führung von Bestandsverzeichnissen über das Sachanlagevermögen der kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung entsprechen.
Doch eine genaue Inventarisierung ist nicht alles. Wer den Arbeitsschutz ernst nimmt, braucht zudem ein Tool, um seine Wartungen zuverlässig zu verwalten. Als optimale Ergänzung zur Inventarsoftware ermöglicht es Kommunen zum einen den Überblick über den Umfang der prüfpflichtigen Geräte. Die Mitarbeiter erhalten zum anderen Informationen über den Wartungszustand der prüfpflichtigen Arbeitsmittel sowie Zugriff auf fällige Wartungstermine.
2. Vorbereiten und planen
Prüftermine und Wartungen müssen geplant und sorgfältig terminiert werden. So lässt sich vermeiden, dass Wartungsturnusse mit anderen Vorgängen kollidieren, Anlagen ausfallen, weil Ersatzteile nicht rechtzeitig vorliegen oder Terminabstimmungen nicht möglich sind, weil die zuständigen Mitarbeiter außer Haus sind. Vor allem zyklisch wiederkehrende Wartungen erfordern ein genaues
Timing mit der Instandhaltung. Ein Wartungsplaner
(https://www.Wartungsplaner.de) hilft, die oft holprige Koordination der notwendigen Arbeitsschritte zu glätten. Für eine gute Planung und flüssige Organisation ist es deswegen unerlässlich, die Lebensakten der prüfpflichtigen Geräte zu kennen. Im Idealfall werden jedem Betriebsgegenstand die gesetzlich vorgeschriebenen Wartungen, Instandhaltungen, Behebung von Störungen oder Reparaturen zugeordnet – mit einer entsprechenden Software ein Kinderspiel. Hinzu kommt, dass die Prüfungen dann nicht mehr zwischen mehreren Systemen oder Tools abgestimmt werden müssen, da es keine Schnittstellenproblematik gibt. Die Fehler- anfälligkeit sinkt.
3. Genau dokumentieren
Wurden Arbeitsmittel und Geräte geprüft, ist es notwendig, die Ergebnisse zu dokumentieren: Nachvollziehbar, leicht auffindbar und am besten zentral, so dass jeder Zugriff hat, der ihn benötigt. Die Dokumentation von Prüfungen, Wartungen und Reparaturen händisch auf Papier oder in selbst programmierten Excel- Tabellen wird zwar noch oft so gehandhabt, ist aber keine zeitgemäße Lösung mehr. Sie ist zeitintensiv und fehleranfällig, der Verwaltungsaufwand und die manuelle Arbeit für die Angestellten sind enorm.
Mit einer Software gehören Papierberge und hoher Ablageaufwand der Vergangenheit an. Sie optimiert Prüfprozesse und dokumentiert die Ergebnisse von Wartung und Instandhaltung im System. Alle relevanten Informationen sind so für die Zuständigen mit einem Klick verfügbar. Diese Übersicht macht es möglich, Schwachstellen in den Abläufen zu identifizieren und zu korrigieren, die Transparenz hilft, Arbeitsprozesse zu optimieren. Rationelleres Arbeiten sowie verbesserte Wirtschaftlichkeit der Abläufe sind, neben der Förderung von Sicherheit, Gesundheitsschutz und Wohlbefinden der Mitarbeiter, wichtige Synergieeffekte. Damit einher geht die Steigerung der Motivation und Qualität des Verwaltungshandelns in kommunalen Betrieben.
Ein ganz wichtiger Faktor für Kommunen, abgesehen von der steigenden Effizienz der Abläufe: Die Software bietet eine rechtskonforme Dokumentation und damit Rechtssicherheit. Ein Wirtschaftsbetrieb kann leicht nachweisen, dass Prüfungen korrekt und in den vorgeschriebenen Zeiträumen stattgefunden haben und kann beweisen, dass genug getan wurde, um Ausfälle und Arbeitsunfälle zu verhindern.