Der QualitätsVerbund Planer am Bau hat auf Anregung mehrerer Mitgliedsbüros im Mai 2024 eine Umfrage über den Einsatz von und die Zufriedenheit mit BPMS-Programmen durchgeführt. Das Interesse war groß, der Handlungsbedarf ist es auch.
Mit 266 Rückmeldungen lag die Antwort-Quote bei über 10%, ein unerwartet hoher Rücklauf bei solchen Umfragen. Die Zusatzfrage, wer an einem späteren Erfahrungsaustausch zum Thema insgesamt und zu „seinem“ jeweiligen Programm interessiert ist, wurde von 181 Büros mit „Ja“ beantwortet (68%). Das zeigt das große Interesse an diesem Thema.
Eine Neuauflage des in der Vergangenheit vom IWW-Institut (Planungsbüro professionell PBP) aufgelegten Markt-Überblicks scheitert u.a. an der hohen Dynamik dieses Marktes. Deshalb ist die aktuelle Umfrage zwar kein repräsentativer Leistungs-Vergleich – als nicht-repräsentative und subjektive „Gefühlslage“ der Anwender jedoch durchaus beachtenswert.
Die „Platzhirsche“
Wer setzt welches Programm ein, zeigt die erwarteten „üblichen Verdächtigen“: Allen voran untermStrich (18% Einsatzquote unter den Befragten), gefolgt von PROJEKT PRO (12%) und KOBOLD CONTROL (10%). Mit 8,6% folgt dann ein „Newcomer“ – projo. Interessant, dass (immer noch) Excel (5,6%) als BPMS verstanden wird – und dass ein Büro sich geoutet hat, noch gar kein System (auch nicht Excel) einzusetzen, damit aber absolut unzufrieden sei und man sich von einem späteren Austausch eine Entscheidungsgrundlage verspreche.
Mit aktuell nur 0,8% Anwendern soll aber ingo365 nicht unerwähnt bleiben, zumal von einigen Büros (auch außerhalb der Umfrage) die Rückmeldung kam, dass ein Umstieg auf dieses System geplant sei. Hauptgrund ist wohl die vollständige Kompatibilität mit MS365®, ein wesentlicher Kritikpunkt an den „etablierten“ Programmen.
„Newcomer“ mit höchster Zufriedenheit, die „Großen“ liegen hinten
Mit einer durchschnittlichen Zufriedenheit von 3,34 liegt dieser Wert nur knapp über dem Mittelwert (1 = unzufrieden, 5 = sehr zufrieden). Am zufriedensten sind die projo-Anwender (4,74), was wohl mit am großen Engagement der Entwickler liegt, wie man vielen Anwender-Hinweisen entnehmen kann. Mit einem Wert von 4,0 punkten mit ingo365 und Officeware zwei eher noch wenig bekannte Systeme.
Im Mittelfeld tummeln sich viele Bekannte (alphabetisch): PROJEKT PRO (3,44), untermStrich (3,32), Weise-Control (3,57), wiko (3,12), Visuplus (3,11). Die „Schlusslichter“ in der Anwender- Meinung sind RP-PRO (2,9), Abacus (2,75) und KOBOLD CONTROL (2,67). Neben einem (zu) großen Leistungsumfang und nachlassendem bzw. schlechten Support könnten auch aktuelle Konzentrationstendenzen bei dieser subjektiven Bewertung eine Rolle spielen.
Die Eigenentwicklungen
Interessant: Mit ihren Eigenentwicklungen (immerhin 2,6% der Befragten) sind deren Anwender sehr zufrieden (4,29). Das ist verständlich, sind diese doch genau auf die Bedürfnisse der Büros angepasst. Und bei den heutigen teuren Abo-Modellen (herstellerseits durchaus verständlich) kann sich eine Eigenentwicklung schnell rentieren. Zudem liegen die Daten auf dem eigenen Server und man sei weniger „anfällig“ für mögliche Preiserhöhungen der Anbieter.
So hat die Pape Architekten AG aus Herford mit ihrem IT-Dienstleister „freedom manufaktur“ ein eigenes System auf Basis der so genanntem Low-Code-Plattform der NINOX GmbH programmieren lassen. Ein anstrengender Weg, aber mit dem Ergebnis ist das Unternehmen mehr als zufrieden – und gibt diese Erfahrung z.B. in Seminaren unter dem Titel „Digital brain“ auch weiter.
Auch Fritz Lehnes von der Lehnes Planungsgesellschaft mbH in Betzenstein, ein NINOX- Anwender mit eigener Entwicklung, ist überzeugt, dass eine wirkliche Optimierung nur mit einer Lösung erreicht werden kann, die an die spezifischen Bedürfnisse und den Workflow des jeweiligen Büros angepasst ist: „Wir sehen immer wieder ein ähnliches Bild: Standardsoftwarelösungen bieten in einigen Prozessbereichen durchaus brauchbare Ansätze, erreichen jedoch nie einen durchgängigen Workflow. Es sind und bleiben Insellösungen. Mittlerweile liegen die Kosten für sieben Nutzer bei über 1.000 € pro Monat. Unsere eigene, umfassendere Entwicklung hat sich daher sehr schnell amortisiert.“
Fazit: Erfahrungsaustausch gewünscht, Profi gesucht
Das große Interesse an der Umfrage zeigt einen Handlungs- bzw. Nachholbedarf an einem Erfahrungsaustausch zu BPMS. Denn ohne BPMS geht es in Zukunft auch nicht, wie ein Büro es auf den Punkt brachte.
Ein neutraler und praxisbezogener Markt- Überblick täte Not. Deshalb an dieser Stelle unser Aufruf an einen Experten oder eine Expertin, der/die den Überblick hat (oder sich da „reinbeißen“ will) – er/sie möge sich gerne bei uns melden.
Der QualitätsVerbund Planer am Bau als Netzwerk ausgezeichneter Planungsbüros hat es sich unter anderem zur Aufgabe gemacht, Planungsbüros untereinander stärker zu vernetzen. Daher ist ein weiterer Erfahrungsaustausch – insgesamt und programm-spezifisch – auf Anwender-Ebene geplant, wenn auch noch nicht konkret terminiert. Weitere Interessenten an einem Austausch sind also noch gerne gesehen.
www.planer-am-bau.de