Die Rückerstattung von Auslagen und Spesen stößt in Unternehmen und Behörden meist auf wenig Gegenliebe. Mitarbeiter müssen ihrem Geld hinterherrennen und die Organisation hat den Aufwand, der, selbst wenn es nur um 3,50 EUR geht, immer gleich hoch bleibt. Kurzum: In den meisten Behörden ist das Abrechnen von Spesen ein schwerfälliger und arbeitsintensiver Prozess, der oftmals nicht nur von einer großen Zettelwirtschaft geprägt ist. Die eingereichte Abrechnung muss meist noch von dem schwer erreichbaren Vorgesetzten abgezeichnet werden und bis das Geld dann auf dem eigenen Konto ist, kann es dann schon mal etwas dauern. Eine Umstellung auf einen elektronischen und automatisierten Prozess reduziert Zeit, Kosten und den Frust der Mitarbeiter.
Ob nun der für die Grünflächen verantwortliche Mitarbeiter schnell mal eben etwas im Baumarkt besorgt, die Sekretärin den drohenden Kaffeeleerstand auffüllt und der Beamte das Geschäftsessen oder das Park- oder Bahnticket zunächst aus eigener Tasche bezahlt – eines haben sie gemeinsam: Das vorgelegte Geld wieder einzufordern, ist mit einem hohen Aufwand verbunden. Erst müssen die gesammelten Belege durchforstet und sortiert und für fehlende Quittungen Eigenbelege erstellt werden. Anschließend muss die Abrechnung vom Vorgesetzten abgezeichnet und bei der entsprechenden Stelle eingereicht werden. Eine weitere Hürde stellt die Einhaltung von Formvorschriften und Richtlinien dar, die sich auch noch regelmäßig ändern.
In der Hoffnung, dass alles korrekt eingetragen ist wartet man dann darauf, dass die Ausgaben auf dem eigenen Konto gutgeschrieben werden. Andernfalls kommt die Abrechnung wieder zurück und der ganze Prozess beginnt wieder von neuem. Von der Ausgabe bis zum Ausgleich kann der Prozess also schon mal einige Zeit dauern, wenn der Spesenprozess, wie in vielen öffentlichen Verwaltungen üblich, im Finanz- und Rechnungswesen verankert ist, das Controlling und die Qualitätssicherung dabei vom Rechnungswesen durchgeführt wird und die Auszahlung durch die Kreditorenbuchhaltung erfolgt.
Schnelle und reibungslose Zahlungsabwicklung mit eigener Prepaid-Kreditkarte
Besondere Formen von Kreditkarten helfen dabei, diese alltäglichen Vorgänge effizient und kostentransparent in einer Verwaltung abzubilden. Karten wie CrossCard Expense von PPRO können auf bestimmte Abteilungen oder auf Personen ausgestellt werden. Vergibt die Kommune eine „eigene“ Prepaid-Kreditkarte an einen Mitarbeiter, kann dieser damit schnell und einfach die geschäftlichen Ausgaben begleichen – egal ob online oder offline und ohne selbst in Vorleistung treten zu müssen. Solche Karten sind sowohl für den Nutzer als auch für das Unternehmen sehr sicher, transparent und einfach nutzbar.
Sie lassen sich von der Behörde über ein zentrales Firmenkonto mit einem entsprechenden Betrag aufladen und der Mitarbeiter kann diesen dann für seine Ausgaben einsetzen. Ist das Guthaben aufgebraucht, genügt ein Anruf mit dem Hinweis an den verantwortlichen Mitarbeiter, der die Karte dann selbsttätig und in Echtzeit wieder auflädt. Dadurch wird einerseits Missbrauch vorgebeugt, andererseits können dem Mitarbeiter sofort benötigte Geldmittel zur Verfügung gestellt werden. Und auch die Dokumentation wird vereinfacht denn im Firmenkonto ist jederzeit einsehbar, welche Ausgaben getätigt wurden. Dank automatischer E-Mails können sich die Verantwortlichen in der Behörde zudem umgehend über alle Firmenausgaben informieren lassen.
So reduziert der Einsatz von Prepaid-Kreditkarten unnötigen Verwaltungsaufwand der Mitarbeiter und Vorgesetzten für die oft lästige sowie sehr zeitaufwändige Spesenabrechnung auf ein Minimum und Mitarbeiter müssen nicht länger in Vorleistung treten. Die Modernisierung des Spesen-Managements erhöht dabei gleichzeitig die Effizienz und Kostentransparenz öffentlicher Verwaltungen.
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