In vielen Städten und Gemeinden wächst der Druck auf die Bauverwaltungen: Marode Schulen, in die Jahre gekommene Rathäuser, undichte Dächer über Turnhallen – überall herrscht Sanierungsbedarf. Gleichzeitig fehlen Fachkräfte in den kommunalen Bau- und Liegenschaftsabteilungen, während Investitionsvolumen und Projektanzahl stetig steigen. Oft betreut ein einzelner Projektleiter gleich mehrere Bauvorhaben parallel, jongliert mit Excel-Listen, E-Mail-Fluten und Papierplänen. Entscheidungen dauern, Verantwortlichkeiten verschwimmen, Fristen rücken gefährlich nah.
Die zentrale Frage lautet also: Wie lässt sich dieser Spagat zwischen wachsenden Aufgaben und begrenzten Ressourcen meistern? Eine Antwort darauf liefert das Beispiel der Stadt Menden – und die digitale Plattform smino, die zeigt, wie modernes Bau- und Projektmanagement in der kommunalen Praxis funktioniert.
Digitale Struktur statt Zettelwirtschaft
Der Immobilienservice der Stadt Menden verwaltet rund 160 kommunale Gebäude und bewegt jährlich Investitionen von etwa 50 Millionen Euro. Rund 80 Mitarbeitende kümmern sich um Planung, Bau, Unterhalt und Bewirtschaftung. Diese Größe bringt Komplexität mit sich: mehrere parallele Bauprojekte, zahlreiche externe Planungsbüros, Bauunternehmen und Fachingenieure – und die Notwendigkeit, alle auf einem Stand zu halten.
Beim Umbau einer ehemaligen Hauptschule zur modernen Grundschule entschied sich Menden daher, den Schritt in die digitale Projektwelt zu wagen. Gemeinsam mit dem Softwareanbieter smino wurde ein Pilotprojekt gestartet, das schnell zeigte, welches Potenzial in einer zentralen, intuitiv nutzbaren Plattform steckt.
Eine Plattform, alle Beteiligten
Mit smino werden sämtliche Kommunikations-, Planungs- und Dokumentationsprozesse an einem Ort gebündelt. Protokolle aus Baubesprechungen werden automatisch erstellt, Aufgaben lassen sich Personen direkt zuweisen, Entscheidungen sind transparent nachvollziehbar. Alle Pläne, Modelle und Unterlagen liegen im digitalen Projektraum – E-Mail-Chaos und mehrfach gespeicherte Dateiversionen gehören der Vergangenheit an.
Die Einführung in Menden erfolgte konsequent: smino wurde für alle Projektpartner verbindlich vorgeschrieben – von Architekturbüros bis Bauleitung. Dank der intuitiven Bedienung und der Schulungsangebote war der Einstieg unkompliziert. Besonders hilfreich: Der Support reagierte schnell und praxisorientiert, sodass auch weniger IT-affine Mitarbeitende zügig arbeitsfähig waren.
Spürbare Entlastung im Alltag
Was sich zunächst wie eine zusätzliche Aufgabe anhörte – die Einführung einer neuen Software – entwickelte sich schnell zum Effizienzgewinn. Sitzungsprotokolle, Aufgabenlisten, Mängelberichte oder Bautagebücher werden direkt digital erstellt, verteilt und dokumentiert. Die mobile Nutzung ermöglicht den Zugriff auch auf der Baustelle: Fotos aufnehmen, Mängel erfassen, Fortschritte dokumentieren – alles direkt im System.
Für kommunale Planer bedeutet das: Weniger Abstimmungsaufwand, klarere Zuständigkeiten, weniger Fehlerquellen und vor allem mehr Zeit für das Wesentliche – die inhaltliche Planung und Steuerung. Martin Niehage sieht die Nutzung von smino als klaren Erfolg: „Digitalisierung gelingt, wenn man sie konsequent lebt. Besonders die einfache Bedienung, der hervorragende Support und die klare Aufgabenverteilung machen smino für uns unverzichtbar“, resümiert der Betriebsleiter des Immobilienservice der Stat Menden. Mittlerweile werden in der Stadt schon sechs Bauprojekte mit smino gesteuert.
Nachweis- und Dokumentationspflichten automatisiert erledigt
Gerade öffentliche Bauverwaltungen profitieren von der klaren Struktur und Nachvollziehbarkeit der Software. Prozesse werden nicht nur digitalisiert, sondern transparenter und revisionssicher gestaltet. Damit erfüllt die Plattform auch hohe Anforderungen an Nachweis- und Dokumentationspflichten – ein Pluspunkt für Bauämter, die zunehmend unter Prüfungsdruck stehen.
Ein weiterer Vorteil: smino ist cloudbasiert, benötigt keine aufwendige IT-Infrastruktur und lässt sich problemlos in bestehende Abläufe integrieren. Kommunale Bauverwaltungen können so ohne große technische Hürden starten.
smino bietet eine Reihe von Funktionen, die sich besonders für öffentliche Bauprojekte eignen:
- Aufgaben- und Mängelmanagement: Erfassen, Zuweisen und Nachverfolgen mit Fotos, Planmarkierungen und Benachrichtigungen.
- Protokoll- und Sitzungsfunktionen: Automatische Erstellung von Aufgabenlisten und Beschlüssen, jederzeit nachvollziehbar.
- Digitales Bautagebuch: Tägliche Fortschrittsdokumentation mit Wetterdaten und Kommentaren – ideal für Nachweispflichten.
- Zentraler Projektraum (CDE): Alle Pläne und Dokumente an einem Ort, mit Versionskontrolle und Zugriff für alle Beteiligten.
- Bauzeitenplan: Visuelle Darstellung von Meilensteinen und Terminen, synchronisiert mit Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
www.smino.com