Seit 1856 setzt sich die Stadtsiedlung Heilbronn GmbH dafür ein, den Menschen in der Umgebung zeitgemäßen, nachhaltigen und bezahlbaren Wohnraum zu geben. Mit über 4.200 Wohnungen und 75 eigenen Gewerbeeinheiten zählt das Unternehmen zu den größten Wohnungsanbietern im Heilbronner Umkreis.
Mit Blick auf das große Thema Nachhaltigkeit stehen besonders die Wohngesundheit und das gesunde Bauen für Wohnungsimmobilien im Fokus. Andererseits gehört auch der interne Umgang mit Ressourcen dazu.
Starke Reduktion von Papierverbrauch mit DocuWare
In diesem Zusammenhang war es der Stadtsiedlung Heilbronn ein Anliegen, die Papierlast bei der Dokumentenverarbeitung zu reduzieren und digitale Abläufe zu optimieren. Die Wahl fiel auf eine Integration des Dokumentenmanagement-Systems DocuWare, eingebettet in die digitale Strategie der Stadtsiedlung Heilbronn GmbH, „serverless“ zu arbeiten und ausschließlich SaaS-Modelle zu nutzen. Dafür überzeugt DocuWare mit der Nutzung über gängige Browser, der Konnektivität zu MS Outlook sowie der Möglichkeit, individuelle Workflows zu erstellen und weiterzuentwickeln.
Mit DocuWare kann die Stadtsiedlung Heilbronn GmbH somit eine digitale Bearbeitung und bei sachgerechter Anwendung rechtskonforme Ablage im Archiv ermöglichen. Diese ist, bei Sicherstellung der internen Regelungen und Vorgaben in den Prozessen, sowohl im Homeoffice als auch unterwegs und im Büro nutzbar, und das weitestgehend papierlos.
Die Vorteile der Integration von DocuWare für die Stadtsiedlung Heilbronn
Die Stadtsiedlung hat zwar mit Wodis Sigma ein digitales System zur Verwaltung der Bestandsimmobilien im Einsatz und bildet einen großen Teil an Verwaltungsaufgaben softwaregestützt ab. Dennoch erfolgten dokumentenbezogene Prozesse vor der Einführung von DocuWare weitestgehend papierbasiert. So wurden Rechnungen, die per E-Mail eingegangen sind, beispielsweise ausgedruckt und am Prozessende wieder eingescannt.
Die Möglichkeit der optimalen Anbindung an Wodis Sigma für einen nahtlosen Datenaustausch, die darin organisierten Stammdaten sowie die vorhandene Buchungsschnittstellen, sind entscheidende Faktoren für DocuWare. Für die Integration wurde im Detail festgelegt, welche Stammdaten aus Wodis erforderlich sind – dieser Prozess erforderte genaue Analysen sowie Absprachen der Fachbereiche, die DocuWare abbildet.
Die Integration des Projektes erfolgte durch CREM SOLUTIONS , einem Softwareentwickler von marktführender Lösungen für die Immobilienwirtschaft mit Sitz in Ratingen. In der anschließenden Umsetzung der festgelegten Aufgaben wurde DocuWare in Wodis integriert und die Stadtsiedlung Heilbronn erhielt bei allen Schritten der Produktivsetzung Unterstützung durch CREM SOLUTIONS.
Die DocuWare-Integration bietet der Stadtsiedlung viele Vorteile:
- effiziente Verschlagwortung bei der Ablage von Dokumenten
- genaue Zuordnung von Rechnungen und Dokumenten zu Mieter*innen oder Aufträgen sowie Einheiten
- Automatisierte Workflows für Rechnungsfreigaben und den Posteingang
- schneller Belegaufruf im DocuWare-Archiv
Dies hat zur Folge, dass die Fachbereiche Rechnungen in der Kombination mit Wodis-Sigma deutlich effektiver prüfen, verarbeiten und bezahlen können.
Der Einsatz DocuWare im Büroalltag
Neben der übersichtlichen Ablage und Suche von Dokumenten unterstützt DocuWare mithilfe von individuell gestaltbaren Workflows bei der Bearbeitung von dokumentenbezogenen Aufgaben. So verwaltet die Stadtsiedlung Heilbronn eine Vielzahl an Dokumenten heute nicht nur digital, sondern automatisiert mit dem digitalen Dokumentenmanagement-System auch wiederkehrende Prozesse.
Speziell der automatisierte Prozess für die Rechnungsverarbeitung und -freigabe bringt einen großen Mehrwert mit sich. DocuWare stellt sicher, dass Rechnungen einem vorgegebenen Weg folgen, Zeichnungsberechtigungen eingehalten werden, das Eskalationsmanagement zur Fristeinhaltung unterstützt und ein Vertretungsmanagement bei Abwesenheit geboten werden. Auch dadurch haben sich die Bearbeitungszeiten bei Rechnungen erheblich verkürzt.
Das Fazit
Durch den Einsatz von DocuWare hat das Team der Stadtsiedlung Heilbronn deutlich mehr Transparenz darüber, wo sich ein Dokument sowie ein dokumentenbezogener Vorgang gerade befindet. Durch die verkürzten Durchlaufzeiten konnte die Einhaltung von Zahlungszielen verbessert, Skontorealisierungen ermöglicht und die Anzahl der Mahnungen reduziert werden. Gleichzeitig kann das Team zukunftsorientiert von überall aus arbeiten – insbesondere die Möglichkeit, auch im Homeoffice alle Dokumente schnell zu finden und zu bearbeiten, macht DocuWare wertvoll.
Mit Blick in die Zukunft wird das Dokumentenmanagement-System der Stadtsiedlung noch erweitert, um weitere Automatisierungen zu ermöglichen. Des Weiteren wird auch ein Angebotsprüfprozess eingeführt, der mit der Erfassung von Projektanträgen über ein digitales DocuWare-Formular startet und bei der Sichtung eingeholter Angebote zu Projektvorhaben sowie deren Freigabe bis hin zur Erteilung des Auftrages unterstützt.
Weitere Informationen: https://www.crem-solutions.de/
