Schlagwörter wie die digitale Transformation und Industrie 4.0 zeigen den Weg in immer feinmaschiger vernetzte Arbeitswelten. Die damit einhergehende Produktivitätssteigerung lässt sich gerade auch in der Bürokommunikation erzielen ‒ Stichwort papierloses Büro. Die Gehring Group mit Stammsitz in Oberhausen bietet als langjährig erfahrener Spezialist für Archivlogistik in diesem Zusammenhang ein modulares Dienstleistungspaket für den Aufbau und die Führung einer digitalen Poststelle in Unternehmen und Organisationen aller Ausrichtungen und Größenordnungen. Ihre individuelle Unterstützung reicht vom professionellen Scannen der papiergebundenen Eingangspost über die automatisierte Einbindung in effiziente Workflows bis hin zur datenschutzkonformen Vernichtung der Originale oder im Einzelfall auch langfristigen physischen Archivierung besonders wichtiger Dokumente nach ihrer Digitalisierung.
Transformation auf dem Schreibtisch
Als externe digitale Poststelle erhält die Gehring Group regelmäßig die „gelbe Post“ ihrer Kunden. Hierfür kann eine postalische Umleitung veranlasst oder die tägliche Eingangspost bei den Kunden bzw. direkt aus deren Postfach abgeholt werden. Möglich ist zudem, die Post nach Durchsicht und Vorselektion selbst abzuliefern. Bei der anschließenden Digitalisierung kommt mit ArchiCapture® ein selbstentwickelter Hochleistungs-Scan-Client der Gehring Group zum Einsatz.
Dabei ermöglicht die automatische Formularerkennung eine unmittelbare Zuordnung und Verteilung an die richtigen Adressaten mit entsprechender Integration im ECM (Enterprise Content Management)-System des Kunden. Dank OCR (Optical Character Recognition)-Technologie können die Quelldokumente auch später komfortabel gesucht und wiedergefunden werden. Kompressionsverfahren halten die Dateien möglichst klein, um den Umgang mit den Dokumenten zu vereinfachen. Nach der Digitalisierung kann die Briefpost entweder an den Kunden zurückgegeben oder im Hochsicherheitslager der Gehring Group archiviert werden; möglich ist auch, sie datenschutzkonform zu vernichten.
Die langfristige physische Aufbewahrung nach dem Scannen kann beispielsweise bei Urkunden, Titeln oder Policen etwa aus rechtlichen Gründen geboten sein oder, weil es sich um besonders wichtige Originale handelt.
„Der Anteil der gelben Post an der Bürokommunikation wird immer niedriger, nichtsdestotrotz müssen Medienbrüche komplett ausgeschlossen werden, will man effiziente Prozesse im Unternehmen etablieren“, erklärt Nils Gehring, Gesellschafter und Mitglied der Geschäftsführung der Gehring Group. „Als erfahrener Spezialist für Archivlogistik verfügen wir über Know-how, Technologie und Fachkräfte, um unsere Kunden bei der Einrichtung und dem regelmäßigen Betrieb ihrer hierfür erforderlichen digitalen Poststelle mit modularen Dienstleistungen zu unterstützen.“
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