Die Hansestadt Bremen hat ein Portal zur Online-Abwicklung der Bewerbung für Jahrmärkte auf Basis der weitverbreiteten E-Government-Plattform cit intelliForm in Betrieb genommen. Durch die Anbindung an das Fachverfahren Marktmeister Pro wird die Bearbeitung der Unterlagen durch die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter deutlich erleichtert.
Drei große Märkte finden jedes Jahr in Bremen statt: neben dem Oster- und dem Weihnachtsmarkt hat vor allem der Bremer Freimarkt überregionale Bekanntheit erlangt, schließlich ist er eines der ältesten Volksfeste der Bundesrepublik und mit zuletzt rund 1,5 Millionen Besucherinnen und Besuchern der größte Jahrmarkt Norddeutschlands.
Doch der Platz ist begrenzt. Für die rund 300 Stellplätze, die jedes Jahr zum Freimarkt verfügbar sind, gehen jährlich etwa 1100 Bewerbungen ein. Neben umfangreichen Bewerbungsunterlagen müssen viele zusätzliche Dokumente eingereicht werden: Reisegewerbekarte, der Nachweis über eine Haftpflichtversicherung, Grundrisse des Fahrgeschäftes, Vermaßungen usw. Um die Attraktivität ihres Standes – das ausschlaggebende Kriterium für eine Zulassung – gut darstellen zu können, reichten die Bewerberinnen und Bewerber in der Vergangenheit Fotos ihres Fahrgeschäfts bzw. Standes ein, einige legten ihrer Bewerbung aber auch einfache Tabletcomputer bei oder erstellten aufwändige Modelle. „Das stellte die Mitarbeitenden vor Herausforderungen hinsichtlich der Archivierung. Einfach einscannen war oft nicht möglich. Insgesamt war das aber auch ein erhebliches Volumen an Papier. Da kam pro Bewerbung schnell der Umfang eines dicken Leitz-Ordners zusammen“, erklärt Michael Farger, Bereichsleiter für Verwaltungsdigitalisierung bei der Senatorin für Wirtschaft, Häfen und Transformation der Freien Hansestadt Bremen.
Will sich eine Unternehmerin oder ein Unternehmer im darauffolgenden Jahr erneut um einen Standplatz auf dem Freimarkt oder einem der anderen Jahrmärkte bewerben, mussten bislang alle Unterlagen erneut eingereicht werden.
Nach Eingang der Dokumente wurden diese dann von den Sachbearbeitenden manuell in das Fachverfahren Marktmeister Pro übertragen – mit allen Schwierigkeiten, die damit verbunden sind: schlechte Lesbarkeit der eingereichten Unterlagen, unvollständige oder falsche Angaben oder auch einfach Tippfehler bei der Übertragung.
Bereits seit einer Weile setzte die Hansestadt für digitale Anträge das Antrags- und Fallmanagement der cit GmbH aus Dettingen/Teck ein und wollte die Lösung cit intelliForm nun auch für das digitale Bewerbungsverfahren für Marktstände nutzen. Finanziert durch Mittel der Europäischen Union und mit Unterstützung des IT-Dienstleisters Dataport entstand deshalb der Online-Service marktbewerbung:bremen auf Basis von cit intelliForm.
Innerhalb von zehn bis zwanzig Minuten kann die Bewerbung nun online ausgefüllt und direkt an die zuständige Behörde geschickt werden. Die Antragstellenden werden dabei von einem digitalen Assistenten Schritt für Schritt durch den Ausfüllprozess geführt – inkl. Plausibilitätsprüfungen, Hinweisen bei fehlerhaften Eingaben und Hochladen erforderlicher Unterlagen. Der Bewerbungsprozess kann dabei jederzeit unterbrochen und später an derselben Stelle ohne Datenverlust fortgesetzt werden. Selbstverständlich ist die Lösung für die Nutzung auf mobilen Endgeräten optimiert.
Durch die Anbindung an das Fachverfahren Marktmeister Pro entfällt für die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter die mühsame manuelle Übertragung der Antragsinformationen. Öffnen sie das Fachverfahren jetzt, sehen sie auf einen Blick, wenn neue Bewerbungen eingegangen sind. Zudem liegen die Daten dank Plausibilitätsprüfungen und Stammdatenübernahme bereits in einer sehr hohen Qualität zur Weiterbearbeitung vor.
Der abschließende Bescheid über eine Zulassung zum jeweiligen Jahrmarkt wird dann wieder per E-Mail an den Antragsteller, die Antragstellerin zugestellt.
„Ich mache schon seit sehr vielen Jahre Softwareprojekte, aber das war eines der besten Projekte überhaupt, weil es vor Kreativität nur so sprudelte. Damit sind wir in der Verwaltungsdigitalisierung einen großen Schritt nach vorne gegangen“, resümiert Farger. Und Kira Stolley, Prokurist bei LTE Consulting GmbH, dem Hersteller von Marktmeister Pro, ergänzt: „Das bremische Projekt zeigt den Erfolg eines ganzheitlichen OZG-Gedankens: Onlinebewerbung und ihre spätere Verwaltung sind zwei wichtige Zahnräder in der Verwaltung, die abgestimmt ineinandergreifen müssen. Es macht Freude zu sehen, wie gut Marktmeister Pro und cit intelliForm zusammengefunden haben und so für alle Beteiligten einen echten Mehrwert schaffen.“
Link:
www.cit.de | www.marktmeister-pro.de
Autor: Nora Hoffmann, freie Journalistin und IT-Expertin