von Matthias Henn, COO compacer GmbH

Zum 27. November 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes verpflichtend. Das stellt viele Einrichtungen vor große Herausforderungen. Zwar hat in verschiedenen öffentlichen Referaten die Digitalisierung bereits Einzug gehalten, etwa im Einwohnermeldeamt oder der Passbehörde, die klassische Rechnungsstellung und -prüfung erfolgt aber nach wie vor größtenteils manuell.

Schon allein die Ausgangssituation für die Einführung digitaler Prozesse ist alles andere als komfortabel. Viele Verwaltungen stehen vor der Situation historisch gewachsener Abläufe. Oft handelt es sich um etablierte Vorgänge, bei denen die Erfahrungswerte einzelner Know-how Träger eine zentrale Rolle spielen. Nur wenn es gelingt, dieses Wissen in nachvollziehbare Strukturen zu überführen, lässt sich ein elektronischer Rechnungsstellungsprozess implementieren.

In 3 Schritten zur XRechnung

1. Ist-Analyse
• Verwaltungsabläufe, Zuständigkeiten und Dokumententypen analysieren

2. Prozessoptimierung
• Neue Workflows definieren, designen und einführen

3. Digitalisierung
• Workflows und Statusinformationen zusammenführen und für rollenbasierte Transparenz sorgen

Experten-Tipp

Das A & O ist die Modernisierung der Verwaltungsabläufe. Helfen kann ein Blick auf Best-Practice-Abläufe, die Einbindung von Prozess-Experten sowie der Einsatz von Automatisierungslösungen. Das Wichtigste ist jedoch, dass alle Änderungen Hand-in-Hand mit den Verantwortlichen in den Behörden umgesetzt werden und damit die erforderliche Akzeptanz geschaffen wird.

Weitere Informationen unter:
www.compacer.com
KD2003019