Der Weg zum digitalen Archiv

Auf der CeBIT 2015 zeigt FP Mentana-Claimsoft, wie sich wichtige Dokumente digitalisieren und dauerhaft archivieren lassen.

Die Mentana-Claimsoft GmbH, ein Tochterunternehmen der börsennotierten Francotyp-Postalia Holding AG (FP), stellt auf der diesjährigen CeBIT (16. bis 20. März in Hannover) ihre Beratungsleistungen rund um das ersetzende Scannen und die revisionssichere Langzeitarchivierung digitaler Dokumente vor.

Aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten müssen Unternehmen und Behörden viele Unterlagen teils jahrzehntelang aufbewahren. Die Folge: Ihre Archive platzen aus allen Nähten, die Unterhaltung kostet eine Menge Geld und bindet zudem wertvolle Ressourcen. Deshalb entscheiden sich immer mehr Organisationen dafür, ihre Dokumente zu digitalisieren und die Originale zu vernichten.

Dabei passieren allerdings oft entscheidende Fehler: Wer seine Unterlagen einfach einscannt und zum Beispiel als normales PDF ablegt, läuft Gefahr, dass das digitale Dokument im Fall der Fälle vor Gericht nicht als Beweismittel anerkannt wird. Oder dass er es gar nicht erst wiederfindet, weil es nicht richtig verschlagwortet wurde. Gleiches gilt auch für sensible Dokumente, die die Organisation bereits auf digitalem Weg erreichen, zum Beispiel per De-Mail.

Transparenz von A bis Z

„Die FP Mentana-Claimsoft unterstützt ihre Kunden darin, einen Prozess aufzusetzen, mit dem sie Dokumente ersetzend scannen und elektronisch langzeitarchivieren können, ohne dabei den Beweiswert der Unterlagen einzubüßen. Für die Kunden ergeben sich dadurch hohe Zeit- und Kosteneinsparungen“, erklärt FP-Vorstandssprecher Hans Szymanski. „Entscheidend ist dabei eine ordentliche Verfahrensdokumentation, sprich dass dieser Prozess von A bis Z transparent, nachvollziehbar und sauber dokumentiert ist. Gleichzeitig müssen wir sicher ausschließen, dass die Dokumente vor, während oder nach dem Scannen manipuliert oder verändert werden.“

Deswegen bietet die FP Mentana-Claimsoft zum Beispiel Workshops zu den technischen Richtlinien TR-RESISCAN und TR-ESOR des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) an. Die beiden BSI-Richtlinien geben Unternehmen und Behörden wichtige Leitplanken zum ersetzenden Scannen und beweiswerterhaltenden Archivieren vor. Darüber hinaus begleitet die FP Mentana-Claimsoft ihre Kunden von der detaillierten Schutzbedarfsanalyse bis hin zur korrekten Verfahrensdokumentation.

FP zeigt die „Digitale Poststelle“

Mit ihren Leistungen bildet die Mentana-Claimsoft einen wichtigen Part der „Digitalen Poststelle“, die Francotyp-Postalia auf der CeBIT präsentiert. Unter diesem Motto zeigt der Multichannel-Anbieter für die Briefkommunikation sämtliche Möglichkeiten der Postverarbeitung: von Posteingang bis Postausgang, von analog bis digital. So können sich Besucher am FP-Stand (Halle 3, Stand D06) über Möglichkeiten zur Briefkonsolidierung und Posteingangsverarbeitung genauso informieren wie über innovative Angebote zur Druckauslagerung. Auch die De-Mail als verbindliche, vertrauliche und nachweisbare Alternative zum Brief steht auf dem Programm.

Darüber hinaus zeigt das Unternehmen klassische Frankier- und Kuvertiermaschinen. Mit der PostBase Mini ist auf der CeBIT das jüngste Frankiermaschinenmodell aus der erfolgreichen PostBase-Serie zu sehen. Die kleine PostBase Mini eignet sich als Einsteigermodell besonders gut für Freiberufler oder kleine Unternehmen, die bis zu 30 Briefe pro Tag frankieren möchten. In Großbritannien ist die PostBase Mini bereits auf dem Markt.

FP Award für innovative De-Mail-Konzepte

Zum zweiten Mal in Folge verleiht Francotyp-Postalia auf der CeBIT zudem den FP Award. Mit diesem De-Mail-Innovationspreis zeichnet das Unternehmen besonders kreative Konzepte rund um den Einsatz der De-Mail aus. Erstmals hat FP in diesem Jahr zudem einen Studenten Award ausgelobt, der mit 5.000 Euro dotiert ist.

Die FP Mentana-Claimsoft finden Sie auf der CeBIT am Stand von Francotyp-Postalia (Halle 3, Stand D06) oder am Stand des Bundesministerium des Innern (Halle 7, Stand A58).

Weitere Informationen unter:
www.fp-cebit.de
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