Viele schützenswerte Dokumente mussten bisher per Brief versandt werden – dank De-Mail ist damit jetzt Schluss. FP Mentana- Claimsoft bietet Lösungen für Unternehmen, Behörden und Privatanwender.
Mehr als 30 Jahre ist es her, dass in Deutschland die erste E-Mail empfangen wurde: Am 3. August 1984 erreichte die digitale Post ihre Empfänger an der Universität Karlsruhe. Versendet worden war sie einen Tag zuvor in den USA – die Server brauchten rund 24 Stunden, um die E-Mail zu befördern.
Was damals seinen Anfang nahm, ist heute nicht mehr wegzudenken: Ein beträchtlicher Teil der beruflichen Kommunikation hat sich ins Netz verlagert, Tendenz steigend. So prognostiziert die Radicati Group, dass im Jahr 2019 weltweit jeden Tag rund 128 Milliarden geschäftlicher E-Mails versendet werden.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Eine E-Mail kostet weniger als ein Brief und kommt schneller beim Empfänger an. Allerdings gibt es in Behörden und Unternehmen Vorgänge, die aus rechtlichen Gründen nicht per E-Mail abgewickelt werden sollten – zum Beispiel, wenn es darum geht, sensible Dokumente wie Verträge, Gehaltsmitteilungen, Versicherungs- oder Patientendaten zu versenden.
Verschlüsselung sorgt für Sicherheit
Genau dafür gibt es die De-Mail: Auf Grundlage des De-Mail-Gesetzes können Organisationen viele Dokumente, für die bisher nur der Postweg in Frage kam, nun per De-Mail versenden. Dabei ist jeder Teilnehmer am De-Mail-Dienst eindeutig identifiziert, für die nötige Sicherheit sorgt eine Hochleistungsverschlüsselung.
„Durch die gesetzlichen Vorgaben ist ein einheitliches und regelmäßig BSI-auditiertes Sicherheitsniveau gewährleistet. Darauf kann der Nutzer vertrauen. Die gesetzlichen Regelungen stellen zudem sicher, dass alle De-Mail-Nutzer bei allen anderen De-Mail-Anbietern erreicht werden können“, erklärt Hans Szymanski, Vorstandssprecher der Francotyp-Postalia Holding AG (FP).
Deren Tochterunternehmen FP Mentana- Claimsoft erhielt 2012 als erstes Unternehmen die Akkreditierung zum De-Mail-Anbieter – und unterstützt Kunden seitdem sowohl beratend als auch mit Softwarelösungen bei ihrer digitalen Kommunikation. Dabei richtet sich FP Mentana-Claimsoft mit ihren De-Mail-Angeboten vorrangig an Behörden und Unternehmen, die täglich große Mengen an Post versenden.
Gateway für Behörden und Unternehmen
„Bei Unternehmen und Behörden implementieren wir gewöhnlich ein De-Mail-Gateway“, erklärt Szymanski weiter. „Das Gateway wird in die gegebene IT-Infrastruktur integriert, die Mitarbeiter können De-Mails dann aus ihrer gewohnten Mail-Oberfläche heraus verschicken und empfangen – bei Bedarf auch mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.“
Die Einrichtung eines Gateways geht schnell. „Wichtig ist allerdings, dass Unternehmen und Behörden sich parallel dazu Gedanken machen, wie sie ihre Prozesse anpassen“, betont Szymanski. „Ein sicher digital versandtes Dokument sollte auch weiter in einem digitalen Prozess bearbeitet werden, um Medienbrüche zu vermeiden. Mit mehr als 90 Jahren Erfahrung in Post- und Dokumentenprozessen stehen wir unseren Kunden dabei beratend zur Seite.“ Gemäß E-Government-Gesetz sind alle Bundesbehörden und Ministerien verpflichtet, ab Ende März per De-Mail erreichbar zu sein. In der Wahl des Anbieters sind sie dabei frei. „Wir empfehlen diesen Institutionen deshalb, sich jetzt mit der Einführung einer De-Mail-Lösung auseinanderzusetzen und ihre Prozesse entsprechend auszurichten“, so Szymanski.
Deutsche Rentenversicherung und Land Berlin setzen auf De-Mail
Einer der größten Versender Deutschlands hat die Vorteile der De-Mail schon früh erkannt. Seit Oktober 2013 bietet die Deutsche Rentenversicherung ihren Versicherten an, unabhängig von Öffnungszeiten, schneller und günstiger als mit der Briefpost, vor allem aber nachweisbar und gesichert Anfragen zur Versicherung oder zur Rente zu stellen.
Im Juni 2015 hat das Land Berlin mit Unterstützung von FP Mentana-Claimsoft für alle Berliner Landesbehörden De-Mail eingeführt. Damit kann jetzt zum Beispiel die Kfz-Zulassungsbehörde für die elektronische Abmeldung eines Kraftfahrzeugs die Bestätigung per De-Mail versenden. In anderen Verfahren wird für die elektronisch sichere Kommunikation mit externen Verwaltungskunden bei besonders sensiblen und schützenswerten Daten ein De-Mail-Versand mit zusätzlicher Ende-zu-Ende-Verschlüsselung empfohlen.
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