Die ENNI-Unternehmensgruppe, Versorger und Infrastrukturdienstleister für Moers, den Niederrhein und viele Kunden bundesweit, sorgt seit Jahren mit optimierten Geschäftsprozessen für eine reibungslose Versorgung ihrer Kunden. Das AVA- und Baukostenmanagementsystem California unterstützt dabei.
Seit 2005 setzt die ENNI das Versorgerpaket der G&W Software AG ein: angefangen bei der automatisierten Kostenplanung mit Grabenmodellen, LV-Erstellung, Aufmaßerfassung, Projektabrechnung und -überwachung, Kosten-/Mengensplitting mit Verteilung nach Kostenträgern, Abwicklung der Arbeiten auf Basis von Jahresverträgen bis hin zur Zugriffsrechteverwaltung, um nur einige der Funktionalitäten zu nennen. Neben der Einführung des Gutschriftverfahrens optimierte man die bestehenden Abläufe, führte eine baustellen- und spartenbezogene Kostenplanung ein und reduzierte die Aufwände bei der Abrechnung von Fremdleistungen drastisch.
Dokumente verwalten und archivieren
2020 setzte der Bereich ENNI Energie & Umwelt Niederrhein GmbH sich zum Ziel, sämtliche Prozessabläufe zu digitalisieren und die Dokumente revisionssicher zu archivieren. Bei der Vielzahl an Baustellen fallen jährlich tausende Dokumente wie Aufmaße, Gutschriften, Abrechnungen an. Diese wurden auf Papier ausgedruckt und an die Empfänger wie Buchhaltung, Auftragnehmer etc. weitergeleitet und zehn Jahre aufbewahrt. Dazu benötigte man viel Papier sowie Archivierungsraum. Auch war der gesamte Prozess äußerst arbeitsintensiv.
Um dieses zu erreichen, präsentierte G&W das Modul zur integrierten Büro- und Projekt- organisation, BPO, sowie den virtuellen Drucker, den Druckdirektor. Hier wählt der Anwender die Druckerliste aus und alle Beteiligten erhalten den Ausdruck am gewünschten Ort. Die in BPO integrierte Dokumentenverwaltung verbindet u.a. die elektronische Projektakte mit internen und externen Dokumenten, verwaltet und archiviert beliebige Dokumente. Excel-Dateien können damit importiert sowie exportiert werden und der Anwender bearbeitet, verwaltet und archiviert damit beliebige Dokumente.
Automatische Vergabe eindeutiger Dateinamen
Gemeinsam mit G&W analysierte ENNI die Abläufe und definierte die Prozesse. Tausende jährlich erzeugte Dokumente sollten automatisch einen eindeutigen Dateinamen erhalten, der baustellenbezogen vergeben werden muss. Diese Anforderung konnte G&W erfolgreich umsetzen. In BPO setzt der Anwender im Dokument diverse Merkmale wie z.B. Baustelle, Datum, Auftragnehmer, Abschlagszahlung etc. Diese sind zum Teil sichtbar wie das Datum. Merkmale wie der Ersteller sollen nicht auf dem Dokument abgedruckt werden, müssen aber im Dokument enthalten sein, damit der Druckdirektor es erkennen kann. Dieser greift auf die Merkmale zu und bildet daraus einen eindeutigen Dateinamen. Auch sind die Verzeichnisse, in denen die Dokumente gespeichert oder an wen sie weitergeleitet werden sollen wie z.B. Buchhaltung oder Auftragnehmer, hinterlegt. Dadurch nimmt der Druckdirektor diesen Vorgang automatisch vor.
Wirtschaftlich und revisionssicher
Heute landet mittels Druckdirektor das Dokument in einem Zielordner, auf den z.B. die Buchhaltung zugreift. Der enorme Verbrauch an Papier gehört der Vergangenheit an. Der gesamte Prozess ist extrem beschleunigt somit wirtschaftlicher und revisionssicher und alle Dokumente sind sofort auffindbar.
