Quelle: Stadt Lörrach, BaschiBender
Die öffentliche Verwaltung steht vor einer wachsenden Herausforderung: komplexere Gesetzgebung und steigende Zuständigkeiten treffen auf einen zunehmenden Fachkräftemangel. Das führt zu überlasteten Beschäftigten und verärgerten Bürgerinnen und Bürgern aufgrund langer Warte- und Bearbeitungszeiten. Die Stadt Lörrach im äußersten Südwesten Deutschlands hat beschlossen, diesem Problem aktiv zu begegnen und zeigt, wie der Einsatz digitaler Lösungen die Verwaltung entlasten kann.
Mit Unterstützung der S-Management Services hat Lörrach mit FrontDesk ein neues Terminmanagementsystem im Bürgerservice eingeführt. Ziel war es, Stoßzeiten zu vermeiden, die Besucherströme besser zu verteilen, die Belastung der Mitarbeitenden zu reduzieren und die Kapazitäten effizient dem Bedarf anzupassen. Durch diese Maßnahmen sollten Wartezeiten verkürzt und der Bürgerservice insgesamt verbessert werden.
„Mit dem neuen Tool haben wir eine zukunftsfähige Lösung zur Terminvereinbarung gefunden, die wir noch für weitere Bereiche und um weitere Funktionen ausbauen können. Wir konnten bereits Wartezeiten reduzieren und können auf Kapazitätsschwankungen schnell und einfach reagieren. Sowohl unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch die Fachbereichsleitung sind sehr zufrieden.“
– Alexander Fessler, stellvertretender Leiter der Stabstelle Medien und Kommunikation, Stadt Lörrach
Bürgerinnen und Bürger der Stadt Lörrach können nun über die städtische Webseite Termine für Melde- und Passangelegenheiten oder in der Ausländerbehörde vereinbaren. Dabei führt FrontDesk die Nutzer strukturiert durch den jeweiligen Verwaltungsvorgang und informiert sie bereits im Vorfeld über erforderliche Unterlagen und Besonderheiten. Das System erinnert sie per SMS oder E-Mail an den Termin, sodass sie gut vorbereitet mit den notwendigen Unterlagen bei der Behörde erscheinen können. Bei spontanen Besuchen im Amt ermöglicht das System eine kurzfristige Terminbuchung vor Ort am Terminal im Rathaus oder per Smartphone – ein Service, der besonders geschätzt wird, da lange Wartezeiten vermieden werden.
Durch das innovative Online-Terminmanagement sowie die Terminals vor Ort konnte die Stadtverwaltung Lörrach eine signifikante Verbesserung erzielen. Die Besucherströme sind nun ausgewogener und die Mitarbeitenden im Bürgerservice können ihren Arbeitstag effizienter gestalten. Die Bürgerinnen und Bürger profitieren von deutlich kürzeren Wartezeiten.
Die Stadtverwaltung Lörrach demonstriert eindrucksvoll, dass der Mut zu neuen, digitalen Prozessen für alle Seiten vorteilhaft ist. Das neue Terminmanagement sorgt für mehr Effizienz und höhere Kundenzufriedenheit. Das nachahmenswerte Projekt ist ein Paradebeispiel für erfolgreiche Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung.
Weitere Informationen erhalten Sie unter: www.s-management-services.de/frontdesk
