Die G&W Software AG bietet mit ihrem AVA- und Baukostenmanagementsystem California.pro einen Ausschreibungsassistenten an. Dieser automatisiert die Zusammenstellung und Archivierung der für die Ausschreibung relevanten Daten. Nach dem Aufruf aus einem fertiggestellten LV führt der Ausschreibungsassistent den Anwender durch den Bereitstellungsprozess. Hier werden Schritt für Schritt die gewünschten Schnittstellenformate (GAEB, OFFERTE), die anzuschreibenden Unternehmer sowie das LV im PDF-Format ausgewählt und bei Bedarf externe Dokumente wie Pläne, Gutachten oder EXCEL-Tabellen, die zur Ausschreibung benötigt werden, hinzugefügt. Mit einem Klick bereitet das AVA-System automatisiert personalisierte E-Mails mit der Zip-Datei als Anhang für einen Versand mittels Outlook vor. Für einen konventionellen Versand steht eine Serienbrieffunktion zur Verfügung. Alle versendeten Unterlagen werden direkt beim entsprechenden Gewerk gespeichert.

Insbesondere öffentliche Auftraggeber sind gesetzlich angehalten, automatisierte E-Vergabeprozesse digital umzusetzen. In diesen Fällen werden die Vergabeunterlagen nicht direkt zu den Bietern geschickt, sondern ausschließlich elektronisch zum Download bereitgestellt. Zur Unterstützung digitaler Vergabeprozesse ergänzt der Ausschreibungsassistent das verfügbare Modul E-Vergabe Connect mit dem direkten Upload der zusammengestellten Unterlagen und Dateien auf die E-Vergabe-Plattform des AI-Vergabemanagers.

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